Aangezien de gemeenteraad de officiële inspraakorganen bij het gemeentebeleid benoemen en erkennen bij het begin van elke legislatuur moet, werden op 9 september 2019 nieuwe statuten van de vrijetijdsraad Puurs-Sint-Amands goedgekeurd.
Volgens het cultuurpactdecreet is een adviesraad voor cultuurbeleid geen verplichting maar moet er wel aangetoond kunnen worden dat er inspraak wordt georganiseerd bij het opmaken van de meerjarenplanning van het cultuurbeleid.
Inmiddels bleek dat de oorspronkelijke visie over een vrijetijdsraad met een minder gestructureerde vastgelegde werking moeilijk werkbaar is en wordt er nu gekozen voor een meer gestructureerde adviesraad met een bestuur, algemene vergadering en werkgroepen, waardoor er een aanpassing nodig is van de statuten.
Volgende bevoegdheidsgrond en regelgeving is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond
Toepasselijke regelgeving:
Voorstel statuten Vrijetijdsraad Puurs-Sint-Amands worden als bijlage toegevoegd aan dit agendapunt.
In tegenstelling tot het oorspronkelijke visie van 2019 voor een adviesraad voor vrije tijd, wordt nu teruggegrepen naar een iets traditionelere en meer gestructureerde invulling van de vrijetijdsraad als adviesorgaan met een algemene vergadering, bestuur en werkgroepen. Gezien de diversiteit van de verenigingen en organisaties die lid zijn van de vrijetijdsraad is er wel voor gezorgd dat niet alleen erkende én niet erkende verenigingen en organisaties kunnen deelnemen aan de vergaderingen maar ook geïnteresseerde burgers, deskundigen, ... Ook de mogelijkheid van het organiseren van werkgroepen zorgt ervoor dat de betrokkenheid bij sommige specifieke dossiers groter is. Door het uitnodigen van interessante sprekers of voorzien van onderwerpen die alle verenigingen aanbelangen, wordt geprobeerd om alle verenigingen geïnteresseerd te houden en om mee te denken over het vrijetijdsbeleid in de gemeente.
Een afvaardiging van de jeugdraad en van de seniorenraad wordt ook altijd uitgenodigd op de algemene vergaderingen van de vrijetijdsraad. Zij vormen weliswaar 2 aparte adviesraden maar jeugdverenigingen en seniorenverenigingen zijn uiteraard ook altijd welkom op de algemene vergaderingen of werkgroepen.
Op de algemene vergadering van de vrijetijdsraad Puurs-Sint-Amands van 28 oktober 2021 werden de voorstelstatuten toegelicht en unaniem goedgekeurd.
Deze statuten worden nu ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Enig artikel: De gemeenteraad keurt de voorgestelde statuten van de vrijetijdsraad Puurs-Sint-Amands goed. Deze bijlage maakt deel uit van deze beslissing.
STATUTEN VRIJETIJDSRAAD PUURS-SINT-AMANDS
Artikel 1: Oprichting en doel
Ingevolge de beslissing van de gemeenteraad van 20 december 2021, wordt in de gemeente Puurs-Sint-Amands een gemeentelijke vrijetijdsraad opgericht. Via inspraak en participatie helpt de vrijetijdsraad mee aan het uitbouwen van een gemeentelijk (vrijetijds-)beleid om zo het algemeen welzijn van alle burgers in Puurs-Sint-Amands te bevorderen.
De vrijetijdsraad is het overkoepelende adviesorgaan van de gemeente en omhelst het brede vrijetijdsbeleid van het lokale bestuur en bevordert het verbinden van de 8 leefgemeenschappen in Puurs-Sint-Amands.
De concrete taken zijn onder meer de volgende:
a) Op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden betreffende het vrijetijdsbeleid in de gemeente Puurs-Sint-Amands. Deze advies- en inspraakmogelijkheid slaat op alle aangelegenheden rond het brede vrijetijdsleven in onze gemeente.
b) Het nemen van initiatieven om de samenwerking en het overleg tussen het verenigingsleven en alle burgers te bevorderen en te coördineren.
c) Een systematische doorstroming van informatie over het brede gemeentelijke (vrijetijds)beleid van en naar verenigingen en geëngageerde burgers.
d) Het bedenken, ondersteunen en/of organiseren van sociale, vormende en ontspannende initiatieven voor de bevolking van Puurs-Sint-Amands.
Artikel 2: Samenstelling van de vrijetijdsraad
We streven naar een soepele en werkbare structuur om een dynamisch vrijetijdsraad te kunnen vormen gebaseerd op vrijwillig engagement en een zo ruim mogelijke inspraak.
De gemeentelijke vrijetijdsraad bestaat uit een algemene vergadering, een bestuur en (eventuele) werkgroepen.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 3: Doelstelling van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering heeft als taak over de doelstellingen zoals beschreven in artikel 1 te waken en uit te voeren.
Artikel 4: Samenstelling van de Algemene Vergadering
Artikel 5: Lidmaatschap
1. Elke erkende vereniging, instelling of organisatie die een regelmatige en actieve werking heeft voor hoofdzakelijk burgers van Puurs-Sint-Amands of binnen het grondgebied van de gemeente gelegen is, kan participeren in de vrijetijdsraad en kan max. 2 stemgerechtigde personen afvaardigen. De afgevaardigde personen mogen wisselen.
Samen met het jaarlijkse erkennings- en subsidiedossier geeft de erkende vereniging een algemeen contactadres voor de correspondentie i.v.m. adviesraad door. De afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de erkende vereniging en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
2. Elke niet erkende vereniging van Puurs-Sint-Amands kan max. 1 stemgerechtigd lid afvaardigen op de algemene vergadering van de vrijetijdsraad. De afgevaardigde wordt in volle vrijheid aangeduid door de vereniging via een aanvraag (link formulier) en moet voldoen aan volgende voorwaarden:
3. De vrijetijdsraad wil ook inzetten op occasionele participatie om burgers zo thematisch te kunnen aanspreken en te betrekken bij onderwerpen die hen aanbelangen. Om vergaderingen van de adviesraad bij te wonen en mee te werken aan adviezen moet je geen permanent lid zijn van de vrijetijdsraad. Elke geïnteresseerde inwoner van Puurs-Sint-Amands kan stemgerechtigd lid worden van de vrijetijdsraad door een aanvraag via een aanvraag bij het secretariaat van de vrijetijdsraad (vrijetijdsraad@puursam.be ), indien deze persoon voldoet aan volgende voorwaarden:
Vertegenwoordigers van een politieke partij.
Artikel 6: Hernieuwing en beëindiging lidmaatschap
Jaarlijks wordt het lidmaatschap van leden van erkende verenigingen hernieuwd via het erkennings- en subsidiedossier. Lidmaatschap van niet erkende verenigingen en van geïnteresseerde inwoners van Puurs-Sint-Amands wordt automatisch verlengd (maximaal tot einde legislatuur).
Aan een mandaat van een lid van de algemene vergadering komt een einde door:
Artikel 7: Rechtsgeldigheid
Artikel 8: Oproeping, Agenda en verslag
De algemene vergadering van de vrijetijdsraad vergadert elk werkjaar minstens 2 keer op uitnodiging van het gemeentebestuur, op uitnodiging van het bestuur of op uitnodiging van minstens 1/2 van de leden.
De vrijetijdsraad kan naar eigen believen extra bijeenkomsten plannen, al dan niet rond een specifiek thema.
De gemeente neemt de secretariaatsfunctie op.
Artikel 9: Vergaderingen
Artikel 10: Bevoegdheden
Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoort:
BESTUUR
Artikel 11: Verantwoording
Het bestuur rapporteert aan de algemene vergadering.
Elk lid van de vrijetijdsraad heeft het recht vragen te stellen, of aanvullingen te formuleren i.v.m. de door het bestuur behandelde onderwerpen.
Het bestuur (of een bestuurslid) kan door de Algemene Vergadering ontslagen worden uit zijn/haar functie. Hiervoor moet minstens 2/3 van de leden aanwezig zijn en wordt er beslist door gewone meerderheid. Anderzijds kan het bestuur bij afwezigheden van bepaalde bestuursleden het ontslag aan de Algemene Vergadering vragen.
Het bestuur komt minimaal 4 keer per jaar samen.
Artikel 12: Samenstelling
Elk lid van de vrijetijdsraad van 18 jaar of ouder kan zich kandidaat stellen voor het bestuur.
Kandidaten voor het bestuur worden door de algemene vergadering verkozen / goedgekeurd.
Het bestuur streeft naar een samenstelling die:
Artikel 13: Bevoegdheden
Tot de bevoegdheid van het bestuur behoort:
WERKGROEP
Artikel 14: Verantwoording
Uit de aanwezige deelnemers aan de werkgroep wordt een secretaris en voorzitter gekozen die rapporteren aan de algemene vergadering.
Elk lid van de vrijetijdsraad heeft het recht vragen te stellen, of aanvullingen te formuleren i.v.m. de door de werkgroep behandelde onderwerpen.
Artikel 15: Samenstelling
De Algemene Vergadering en het bestuur kunnen steeds werkgroepen oprichten, al dan niet tijdelijk van aard. In deze werkgroepen zetelen:
Artikel 16: Bevoegdheden
Tot de bevoegdheid van de werkgroepen behoort:
AFSPRAKEN MET HET LOKALE BESTUUR
Artikel 17: Ondersteuning vanuit de gemeente
De gemeente stelt onderstaande ter beschikking van de vrijetijdsraad:
a) Voldoende werkingsmiddelen;
b) Een vergaderlokaal;
c) Administratieve hulp, inzonderheid voor het secretariaatswerk van de adviesraad.
Artikel 18
6: Afspraken met het lokale bestuur betreffende informatie-uitwisseling
a) Het college van burgemeester en schepenen zullen hun vragen tot advies steeds schriftelijk stellen met:
b) De vrijetijdsraad krijgt de gewenste informatie die nodig is om advies op te stellen, van het gemeentebestuur, tenzij hiertegen wettelijke bezwaren bestaan.
c) Het gemeentebestuur voorziet voldoende tijd om een antwoord te krijgen op een adviesvraag. Elke adviesvraag wordt door het gemeentebestuur overgemaakt aan de participatieambtenaar. Deze agendeert de adviesvraag op de eerstvolgende bestuursvergadering om het verdere traject voor het opmaken van het advies vast te leggen.
d) Alle adviezen van de vrijetijdsraad, deze op eigen initiatief en deze op vraag van het gemeentebestuur, worden overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.
e) Het college van burgemeester en schepenen zal steeds binnen de vier weken (te rekenen vanaf de kennisneming) op een advies van de vrijetijdsraad schriftelijk en gemotiveerd melden welk gevolg aan het advies van de vrijetijdsraad gegeven wordt of welke procedures men nog zal volgen voor men tot een besluit komt. In dit laatste geval zal men ook een vermoedelijke datum vermelden waarop men tot een besluit zou komen.
Artikel 19 Openbaarheid van verslagen
De algemene vergadering en de verslagen ervan zijn openbaar. Deze kunnen steeds via de website van Puurs-Sint-Amands geraadpleegd worden.
Artikel 20: Wijziging Statuten
Elk voorstel tot wijziging komende vanuit de gemeente wordt voorgesteld aan de vrijetijdsraad.
Elk voorstel tot wijziging komende vanuit leden van de vrijetijdsraad wordt binnen de algemene vergadering van de vrijetijdsraad besproken.
De statuten kunnen gewijzigd worden met een 2/3de meerderheid in de algemene vergadering, gevolgd door een beslissing van de gemeenteraad.
Artikel 21: Opheffing vorige statuten en reglementen
Volgende statuten en huishoudelijke reglementen worden met deze statuten opgeheven.
Artikel 21: INWERKINGTREDING
De statuten werden goedgekeurd door de gemeenteraad van 20 december 2021 en treden in werking vanaf 21 december 2021.