Besluit
Enig artikel: De notulen van de zitting raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2024 worden goedgekeurd zonder opmerkingen.
Toelichting
Naar aanleiding van de verhuis van alle diensten van het OCMW Puurs-Sint-Amands naar het nieuwe gemeentehuis dringt er zich een minnelijke beëindiging op van de terbeschikkingstellingsovereenkomst voor lokalen en diensten in het Sociaal Huis.
Besluit
Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring aan een minnelijke beëindiging van de terbeschikkingstellingsovereenkomst met het AGB Puurs-Sint-Amands met betrekking tot het Sociaal Huis, zoals afgesloten op 22 december 2014 met ingang van 1 januari 2015 voor onbepaalde duur en tweemaal gewijzigd mits addendum, per 1 mei 2024. Het addendum nummer 3 zoals bijgevoegd in bijlage maakt integraal deel uit van huidige beslissing.
Toelichting
De POD Maatschappelijke Integratie (POD-MI) lanceerde vorig jaar een projectoproep ‘E-inclusion for Belgium – OCMW 2023’.
De O.C.M.W.'s van Puurs-Sint-Amands en Bornem dienden samen een projectvoorstel in, onder de noemer ‘Digikar’, met het O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands als projectdragende organisatie.
Het project bestaat ten eerste uit het bereiken van digitaal kwetsbare (en minder mobiele) personen via een mobiele ontmoetingsplaats, "de Digikar", waarbij digicoaches individuele ondersteuning bieden. Ten tweede zet men in op de toeleiding van een deel van de doelgroep naar regionale hulp- en dienstverlening, waarbij de digicoaches verwijzen naar zowel digitale ondersteuning als sociale diensten en netwerkversterkende activiteiten.
De POD-MI weerhield het projectvoorstel, waardoor er subsidies toegestaan worden in de periode 1 november 2023 – 31 oktober 2025.
O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands sloot al een protocol af met de POD-MI, maar wenst de afspraken met O.C.M.W. Bornem ook te officialiseren d.m.v. deze samenwerkingsovereenkomst.
Besluit
Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderstaande samenwerkingsovereenkomst goed om te ondertekenen in het kader van het project 'Digikar' in samenwerking met O.C.M.W. Bornem.
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST DIGIKAR
TUSSEN
O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands met maatschappelijke zetel gelegen te Forum 6, 2870 Puurs-Sint-Amands en met ondernemingsnummer 0697.665.075, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Koen Van den Heuvel, lid van de raad voor maatschappelijk welzijn en gemandateerd door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en Raoul Paridaens, algemeen directeur, ingevolge beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 april 2024;
Hierna ook de “Projectorganisator” genoemd.
EN
O.C.M.W. Bornem met maatschappelijke zetel gelegen te Broekstraat 40B, 2880 Bornem en met ondernemingsnummer BE 0212.242.829, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Luc De Boeck, voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en Björn Caljon, algemeen directeur.
Hierna ook “Partner” genoemd.
Alle partijen gezamenlijk tevens aangeduid als het “Partnerschap”.
VOORGAANDEN
De POD Maatschappelijke Integratie (POD-MI) lanceerde een projectoproep ‘E-inclusion for Belgium – OCMW 2023’ en is de beheersautoriteit van dit project.
Het bovenvermeld Partnerschap diende een projectvoorstel in, onder de noemer ‘Digikar’.
De POD-MI weerhield het projectvoorstel van het Partnerschap, waardoor er subsidies toegestaan worden in de periode 1 november 2023 – 31 oktober 2025.
Deze samenwerkingsovereenkomst verankert de gemaakte afspraken binnen het Partnerschap om de uitvoering van de samenwerkingsstrategie mogelijk te maken.
Artikel 1. Voorwerp van de samenwerking
§ 1. Algemeen
Het partnerschap wenst met de huidige overeenkomst een samenwerking op te zetten met het oog op de realisatie van een e-inclusie project zoals bedoeld in het Europese relanceplan (RRF) en het Belgisch Herstelplan (PHV).
Via deze samenwerkingsovereenkomst worden de inhoudelijke en financiële afspraken binnen het Partnerschap inzake de uitvoering van de samenwerkingsstrategie vastgelegd, alsook de onderlinge rollen en verantwoordelijkheden inzake het e-inclusie project bekrachtigd.
§ 2. Contractuele documenten
De contractuele afspraken binnen het Partnerschap inzake ‘Digikar’ worden beheerst door:
Deze overeenkomst
Bijlage 1: de samenwerkingsstrategie met actieplan
Bijlage 2: projectbegroting
Bijlage 3: planning die de uitvoering van het e-inclusie project weergeeft (planningsdocument)
De bijlagen maken deel uit van deze overeenkomst.
§ 3. Algemene beschrijving project
Via outreaching en maatwerk worden de meest kwetsbare personen in Puurs-Sint-Amands en Bornem digitaal betrokken en vinden ze hun weg in het netwerk van e-inclusie-initiatieven.
Artikel 2. Duur van de samenwerking
Deze overeenkomst afgesloten voor de duur van het project, zijnde (minimum) van datum van ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst t.e.m. 31 oktober 2025.
Artikel 3. Taakverdeling
De toegewezen opdracht en de te behalen resultaten staan aangegeven in de
samenwerkingsstrategie met actieplan (bijlage 1) en het planningsdocument (bijlage 3). De overeengekomen financiële middelen om de toegewezen opdrachten tot een goed einde te brengen staan aangegeven in de projectbegroting (bijlage 2).
Artikel 4. Te behalen resultaten
De vooropgestelde doelstellingen en acties voor de implementatie en operationalisering van het project staan omschreven in de samenwerkingsstrategie (bijlage 1).
Artikel 5. Organisatie van het Partnerschap
§ 1. Algemeen
De volgende structuren worden opgezet om het Partnerschap in goede banen te leiden:
De intergemeentelijke projectgroep bestaat uit lokale outreachende digicoaches, coördinatoren van de digicoaches van beide gemeenten en heeft als doel het aansturen van het personeel, het capteren van signalen uit de omgevingsanalyse en daarnaast ook alle praktische voorbereidingen en acties van dit project.
De overkoepelende stuurgroep (inclusief lokale partners zoals De Schakel en Woonveer) buigt zich mee over de strategische beleidsdoelstellingen en de lokale verankering van dit project binnen het lokale e-inclusiebeleid in beide gemeenten. Naast het brede helikopteroverzicht inzake het digitale ondersteuningsaanbod, volgen ze dit project beleidsmatig op en werken ze mee aan de rapportering en het financieel plan van dit project.
De overkoepelende stuurgroep bestaat uit:
E-inclusieverantwoordelijken Seniorenconsulent / Expert informatiebeheer (Puurs-Sint-Amands) en projectmedewerker e-inclusie / deskundige lokaal Sociaal Beleid / deskundige multimedia (Bornem)
Coördinatoren van de digicoaches: voor het aansturen en opvolgen van de digicoaches.
Clusterverantwoordelijke Sociaal Huis (Bornem) en Diensthoofd Sociale Zorg (Puurs-Sint-Amands): bewaking bereiken doelgroep + de link leggen met de maatschappelijk werkers en andere medewerkers van het OCMW
Aan te werven digicoaches: uitvoeren van het project
Lokale partners: Woonveer & De Schakel
Terugkoppeling naar:
De betrokken schepenen en algemeen directeurs: projectsponsors
Trekkers Lokaal Netwerk Vrijetijdsparticipatie Mensen in Armoede
Gemeentelijke werkgroep e-inclusie
Andere diensten van het Partnerschap
§ 2. Taken en rollen
Het Partnerschap neemt de taken en rollen op zoals beschreven in de samenwerkingsstrategie (bijlage 1).
De Partners verbinden zich ertoe om, binnen het kader van dit project, loyaal samen te werken om het project tot een goed einde te brengen door:
de regels na te leven opgelegd door de beheers- en betalingsautoriteiten en de overige toepasselijke en wettelijke bepalingen, met inbegrip van de wetgeving overheidsopdrachten;
volledig transparant te werken ten opzichte van elkaar en de beheersautoriteit;
de termijnen te respecteren waarbinnen de informatie moet worden verstrekt inzake de acties en financiering, zodat de autoriteiten beschikken over de nodige documentatie om het project te beoordelen en het toekennen van subsidies;
voor en tijdens het project alle wijzigingen te melden in het bedrijfsstatuut, de toegekende steunmaatregelen en andere componenten die een impact kunnen hebben op de uitvoering en de financiering van het Partnerschap;
zich te houden aan de regels inzake beheer, aparte analytische boekhouding, verslaggeving en publiciteit die door de beheersautoriteit zijn opgelegd en door het Partnerschap worden uitgewerkt;
op actieve en geëngageerde wijze deel te nemen aan de overlegorganen voorzien in deze overeenkomst;
§ 3. Bijzondere verbintenissen van de Partner
De Partner handelt als volgt:
De Partner aanvaardt OCMW Puurs-Sint-Amands als de Projectorganisator van het project. Concreet betekent dit dat OCMW Puurs-Sint-Amands het Partnerschap zal vertegenwoordigen bij de betrokken autoriteiten, als woordvoerder zal optreden en de subsidies zal beheren op de wijze hierna beschreven;
De Partner verbindt zich ertoe om aan de Projectorganisator alle financiële, administratieve en boekhoudkundige gegevens inzake haar acties te delen;
De Partner levert binnen de afgesproken termijnen de elektronische gegevens en
ondersteunende documenten aan de Projectorganisator. Hiertoe behoort ook elk bewijsstuk van reële en effectieve kosten alsook de documenten inzake opvolging en evaluaties van haar gedane acties. Deze documenten dienen tot 11 jaar na einde van het project bewaard te worden door de Partner. De Partner is verantwoordelijk voor de correctheid van haar geleverde informatie;
De gefinancierde Partner wordt beschouwd als mede-uitvoerder. Hij is dan ook verantwoordelijk om de aan zijn toegeschreven acties binnen het project tot een goed einde te brengen, overeenkomstig de samenwerkingsstrategie (bijlage 1);
De Partner verbindt zich ertoe alle vormen van overheidssteun aan de Projectorganisator te vermelden, zodat de Projectorganisator deze gegevens kan aangeven aan de beheersautoriteit indien gevraagd;
Artikel 6. Financiële afspraken
De Projectorganisator is gemandateerd en bevoegd voor het beheer en de verdeling van de subsidies aan de Partner volgens de afgesproken verdeelsleutel vermeld in de projectbegroting (bijlage 2). De Partner bezorgt facturen van de gemaakte uitgaven en de Projectorganisator engageert zich om zo spoedig mogelijk het bedrag uit te betalen.
Artikel 7. Controle en opvolging
Het Partnerschap verbindt zich ertoe om al het nodige te doen om de controle en de opvolging over de uitvoering van het project te behouden. Hiertoe behoort ook het aanleveren van de nodige bewijsstukken op verzoek van betrokken autoriteiten. De inhoudelijke evaluatie en de kwaliteitscontrole vinden plaats binnen de teamvergaderingen (projectgroep) en stuurgroep (zie artikel 5, § 1).
Artikel 8. Communicatie en publiciteit
Het Partnerschap volgt de communicatierichtlijnen van Digilab en gebruikt in alle communicatie:
het EU-logo 'gefinancierd door de Europese Unie NextGenerationEU'
het logo van de POD Maatschappelijke Integratie
het logo van Digilab
Artikel 9. Evaluatie (rapportering)
Het Partnerschap monitort de te behalen (en behaalde) outputindicatoren. Er wordt per jaar één tussentijdse rapportering voorzien en een eindrapportering (in twee fasen). Deze rapportering bevat:
Inhoudelijke rapportage en bewijsstukken/onderbouwing
Doelgroeprapportage
Financiële rapportage en bewijsstukken
Verklaring op eer
Terugbetalingsaanvraag (indien men een terugbetaling aanvraagt)
Artikel 10. Wijzigingen samenwerkingsovereenkomst
Het Partnerschap verbindt zich ertoe om bij wijziging een addendum met aanpassingen toe te voegen aan de huidige samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
§ 1.
Indien een Partner er niet in slaagt enige verplichting na te leven volgend uit de samenwerkingsovereenkomst of zich gedraagt op een manier die strijdig is met de goede uitwerking van het project, is deze Partner volledig aansprakelijk voor alle nadelige gevolgen die daaruit zouden voortkomen voor het Partnerschap, voor de andere Partner of derden. Indien een Partner het toegekende budget overschrijdt of verstoort dient deze Partner ook het gevolg te dragen van de fout of nalatigheid. De Partner kan eventueel bijkomende middelen ter beschikking stellen om het budget terug in evenwicht te brengen.
§ 2.
Elke Partner is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de naleving van de op hem toepasselijke wet- en regelgeving, met in begrip van maar niet beperkt tot de wetgeving overheidsopdrachten, de regels inzake staatssteun en de subsidievoorwaarden.
Artikel 12 Beëindiging samenwerkingsovereenkomst
Bij niet naleving van de afspraken kan er een einde gesteld worden aan deze samenwerkingsovereenkomst. In samenspraak met Digilab zal er dan bekeken worden hoe het verder moet met het project.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgische recht, inbegrepen de relevante Europese wetgeving en reglementering.
Alle geschillen die uit deze overeenkomst voortvloeien zullen zoveel mogelijk in onderling overleg tussen de Partners opgelost worden. In geval van blijvende betwistingen in de uitvoering van deze overeenkomst zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen bevoegd.
Ondertekend te Puurs-Sint-Amands op [datum]
Handtekening Projectorganisator:
Koen Van den Heuvel
Lid van de raad voor maatschappelijk welzijn en gemandateerd door de voorzitter van de
raad voor maatschappelijk welzijn
Raoul Paridaens
Algemeen directeur
Handtekening Partner:
Luc De Boeck
Voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
Björn Caljon
Algemeen directeur
BIJLAGE 1: Samenwerkingsstrategie met actieplan
Deze lijst is niet limitatief en kan in de loop van het project, in onderling overleg, wijzigen.
Algemene acties
De projectstructuur met project- en stuurgroep heeft vorm gekregen. Rolverdeling, informatiemanagement en vergaderfrequentie zijn duidelijk. Afstemming met gemeentelijke diensten wordt bepaald inzake projectopvolging, bijsturing en rapportering.
Vanaf goedkeuring subsidie
Een overzichtelijke folder en aanvullend communicatiemateriaal betreffende het digitale ondersteuningsaanbod per gemeente is ontwikkeld, evenals de opmaak van een communicatieplan voor de verspreiding en de bekendmaking.
Begin 2024
De resultaten uit het ouderenbehoeftenonderzoek en communicatieonderzoek van Puurs-Sint-Amands en de enquête m.b.t. lokale noden in Bornem zijn geanalyseerd en verwerkt tot acties op maat van dit project die aansluiten bij de doelstellingen.
Begin 2024
Ons digitaal ondersteuningsaanbod (individueel en collectief) is afgestemd op de vragen en noden van de bereikte kwetsbare personen en intergemeentelijk op mekaar afgestemd.
Vanaf mei 2024
Acties strategisch doel ‘individuele ondersteuning via een outreachende aanpak’
Twee halftijdse digicoaches zijn aangeworven en de concrete opdrachten zijn bepaald.
Januari 2024
De samenwerking tussen de digicoaches wordt geconcretiseerd (ontwikkeling ondersteuningsmateriaal, intervisie, voorbereiding rondes digikar...)
Vanaf januari 2024
De operationele werking staat op punt (staanplaatsenkalender voor 16 woonkernen, communicatiemateriaal (magazines, flyers, affiches, digitaal gadget...) om het project onder de aandacht te brengen en te houden.
Eind januari 2024
De Digikar is aangekocht, bestickerd en ingericht als ontmoetingsplek en uitgerust met digitale apparaten.
1 februari 2024
Met de Digikar maken we outreachend ons digitaal ondersteuningsaanbod bekend, bieden antwoorden op eenvoudige vragen en capteren complexere vragen.
Midden februari 2024
Bereik: 60 unieke bezoekers per kwartaal
Gemiddeld 24 standplaatsen per kwartaal die plaatsvinden in beide gemeenten.
Acties strategisch doel ‘toeleiding’
Per kwartaal worden vanaf februari 2024 minstens 25% van de bereikte doelgroep vanuit de mobiele ontmoetingsplaats toegeleid naar het regionaal (digitaal) hulp- en ondersteuningsaanbod.
Via onze partners en intermediairen leiden we toe naar ons digitaal ondersteuningsaanbod.
Midden 2024
De digicoaches zijn vertrouwensfiguren en aanspreekbaar voor digitale en onderliggende vragen van burgers. Daarnaast zijn ze structureel ingebed in de werking van de lokale besturen en is er een nauwe samenwerking met de sociale diensten van de OCMW’s.
Eind 2024
De Digikar is een bekend fenomeen bij de front- en mid-office medewerkers, die een e-inclusiereflex ontwikkelen in hun contacten met (kwetsbare) burgers die hen in staat stelt om gepast door te verwijzen. Hierbij denken we in hoofdzaak aan maatschappelijk werkers, maar ook bib-medewerkers, onthaalmedewerkers, medewerkers lokale dienstencentra enz.
Eind 2024
BIJLAGE 2: Projectbegroting
Het Partnerschap hanteert de verdeelsleutel op basis van inwonersaantal, nl. Puurs-Sint-Amands 52% en Bornem 48%.
BIJLAGE 3: Planningsdocument
Deze lijst is niet limitatief en kan in de loop van het project, in onderling overleg, wijzigen.
Toelichting
De POD Maatschappelijke Integratie (POD-MI) lanceerde vorig jaar een projectoproep ‘E-inclusion for Belgium – OCMW 2023’.
De O.C.M.W.'s van Puurs-Sint-Amands en Bornem dienden samen een projectvoorstel in, onder de noemer ‘Digikar’, met het O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands als projectdragende organisatie.
Het project bestaat ten eerste uit het bereiken van digitaal kwetsbare (en minder mobiele) personen via een mobiele ontmoetingsplaats, "de Digikar", waarbij digicoaches individuele ondersteuning bieden. Ten tweede zet men in op de toeleiding van een deel van de doelgroep naar regionale hulp- en dienstverlening, waarbij de digicoaches verwijzen naar zowel digitale ondersteuning als sociale diensten en netwerkversterkende activiteiten.
De POD-MI weerhield het projectvoorstel, waardoor er subsidies toegestaan worden in de periode 1 november 2023 – 31 oktober 2025.
O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands is de projectdragende organisatie. Om de samenwerking met O.C.M.W. Bornem te officialiseren wordt er een samenwerkingsovereenkomst afgesloten (zie apart agendapunt). Er werd geopteerd om deze samen te agenderen. Het protocol met de POD-MI werd reeds ondertekend om al over het voorschot te kunnen beschikken en het project te kunnen starten zoals beschreven in het protocol.
Besluit
Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met onderstaand protocol met de POD Maatschappelijke Integratie in het kader van de subsidie van het project 'Digikar'.
Protocol
Voor de uitvoering van het project
‘Digikar’
in het kader van het project 'E-inclusion for Belgium'
van het Nationaal plan voor Herstel en Veerkracht
Tussen:
De Belgische Staat, vertegenwoordigd door mevrouw Karine Lalieux, Minister van de Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie, hierna genoemd 'de Staat', enerzijds,
En:
OCMW Puurs-Sint-Amands, ondernemingsnummer 0697.665.075, geldig vertegenwoordigd door de Voorzitter en Algemeen Directeur van het OCMW, met maatschappelijke zetel in Palingstraat, 48 – 2870 Puurs-Sint-Amands, hierna genoemd “projectdragende organisatie”, anderzijds, hierna gezamenlijk 'de Partijen' genoemd
Inleiding
Het project 'E-inclusion for Belgium' is een initiatief van de minister van Maatschappelijke Integratie dat tot doel heeft de bestaande digitale ongelijkheden te verminderen en de digitale inclusie van kwetsbare groepen te waarborgen.
Het maakt deel uit van het Nationaal plan voor Herstel en Veerkracht en is een van de projecten die met Europese middelen worden ondersteund in het kader van het Europees herstelplan (zie verordening EU 2021/241 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 12 februari 2021 tot instelling van de herstel- en veerkrachtfaciliteit).
In het kader van het project 'E-inclusion for Belgium' werd een subsidie toegekend aan OCMW PuursSint-Amands om de uitgaven te dekken, inclusief btw, die verband houden met de verwezenlijking van het project ‘Digikar’ door middel van een Koninklijk Besluit.
Het eerste jaar van het project werd een subsidie van honderdtwintigduizend euro (120000 euro) toegekend aan OCMW Puurs-Sint-Amands om de uitgaven te dekken, inclusief btw, die verband houden met de verwezenlijking van het project ‘Digikar’ door middel van het Koninklijk Besluit van 8 december 2023, hierna genoemd 'het Koninklijk Besluit'. Voor het einde van het eerste (en tweede) jaar van het project zal een evaluatie van het project plaatsvinden, die kan leiden tot het (niet) verlengen van de projectsubsidie en het (niet) opstellen van een nieuw Koninklijk Besluit voor de verlenging van de subsidie.
De subsidie wordt toegekend op basis van de wet van 26 december 2022 houdende de algemene uitgavenbegroting voor het begrotingsjaar 2023, met name artikel 2.06.4 en de basistoelage 06.41.14.43.52.
De koninklijke besluiten voorzien in het opstellen van een protocol en het bepalen van uitvoerings- en samenwerkingsprocedures (artikelen 4, 8§4, 9 en 10 van het Koninklijk Besluit van 8 december 2023).
De koninklijke besluiten worden zo spoedig mogelijk na de ondertekening ervan gepubliceerd op de website van de POD Maatschappelijke Integratie.
De Staat wordt voor zijn contacten met OCMW Puurs-Sint-Amands en de uitvoering van dit protocol vertegenwoordigd door de POD Maatschappelijke Integratie, vertegenwoordigd door de heer Alexandre Lesiw, Voorzitter, of door een door hem aangewezen afgevaardigde, in dit geval de leden van het Digilab-team.
Contactgegevens van Digilab
02 508 85 85 (nl)/86 (fr) @ digilab@mi-is.be
POD Maatschappelijke Integratie
Administratief Centrum Kruidtuin - Finance Tower
Kruidtuinlaan 50 bus 165
1000 Brussel
Voorwerp en uitvoering van het protocol
Artikel 1: Voorwerp van het protocol
1.1. Onverminderd de juridische en reglementaire bepalingen hierover, bepaalt dit protocol de voorwaarden voor de toekenning en het gebruik van de subsidie die wordt toegekend aan de projectdragende organisatie voor de uitvoering van het project ‘Digikar’ in het kader van het Europees project 'E-inclusion for Belgium' van het Plan voor Herstel en Veerkracht. Het bevat ook de
voorwaarden voor samenwerking tussen de partijen.
1.2. Het project van het OCMW van Puurs-Sint-Amands, “Digikar”, bestaat ten eerste uit het bereiken van digitaal kwetsbare (en minder mobiele) personen via een mobiele ontmoetingsplaats, "de Digikar", waarbij digicoaches individuele ondersteuning bieden. Ten tweede zet men in op de toeleiding van een deel van de doelgroep naar regionale hulp- en dienstverlening, waarbij de digicoaches verwijzen naar
zowel digitale ondersteuning als sociale diensten en netwerkversterkende activiteiten.
Het gesubsidieerde project werd door de Staat aanvaard op basis van het door de projectdragende organisatie ingediende aanvraagdossier. Dat dossier bevat een nauwkeurige beschrijving van het project en een financieel plan dat de haalbaarheid en de capaciteit om het project te voltooien garandeert.
Een fiche met een samenvatting van het project (doelstellingen, succesindicatoren, doelgroep, duur, enz.) maakt eveneens deel uit van dit protocol en is opgenomen in bijlage 1.
Het project maakt deel uit van het Europese project 'E-inclusion for Belgium', zoals aanvaard door de Staat op basis van het uitvoeringsbesluit van de Raad van de Europese Unie van 6 juli 2021 betreffende de goedkeuring van de evaluatie van het Plan voor Herstel en Veerkracht voor België.
1.3. Alle bijlagen maken integraal deel uit van dit protocol.
Artikel 2: Uitvoering
2.1. De subsidie is uitsluitend bestemd voor de uitvoering van het project. Ze mag in geen geval worden gebruikt om andere activiteiten of evenementen te financieren, noch als waarborg.
In het eerste jaar van het project moeten de in het kader van het project ‘Digikar’ te subsidiëren activiteiten plaatsvinden tussen 1 november 2023 tot en met 31 oktober 2024 en worden ze beperkt tot deze periode.
Die activiteiten maken deel uit van de doelstellingen/richtlijnen die in het kader van het project 'Einclusion for Belgium' worden gesubsidieerd en gepland, en die moeten worden bereikt volgens het tijdschema vastgelegd in de bijlage bij het uitvoeringsbesluit van de Raad van de Europese Unie betreffende de goedkeuring van de evaluatie van het Plan voor Herstel en Veerkracht voor België van 6 juli 2021, d.w.z. uiterlijk tegen 31.08.2026.
2.2. De projectdragende organisatie moet de Staat regelmatig informeren over de voortgang van het project. Het Digilab-team zal de uitvoering van het project, met name de doelstellingen, acties en indicatoren, regelmatig evalueren in het licht van de in het project opgenomen resultaatsverbintenis zoals beschreven in bijlage 1.
2.3. De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe actief met de Staat en Digilab samen te werken en de hieronder beschreven verplichtingen na te komen.
2.4. De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe de Staat in kennis te stellen van elke situatie die gevolgen kan hebben voor de uitvoering van het project, met name elke wijziging in de structuur of de juridische en financiële situatie van de projectdragende organisatie of het (zelfs tijdelijke)onvermogen om de uitvoering ervan voort te zetten.
Artikel 3: Gesubsidieerde uitgaven
3.1. De subsidie dekt de uitgaven gemaakt tijdens de periode van 1 november 2023 tot en met 31 oktober 2024.
3.2. De subsidie kan alleen de projectkosten dekken die in het ingediende financieel plan voor het aanvraagdossier zijn opgegeven, en die in het kader van het Plan voor Herstel en Veerkracht kunnen worden gefinancierd. Die kosten moeten worden opgenomen in de boekhouding van de projectdragende organisatie en identificeerbaar en controleerbaar zijn.
De projectdragende organisatie mag niet eenzijdig afwijken van de projectkosten die in het ingediende financiële plan van het aanvraagdossier werden opgegeven. Dit op uitzondering van kleine wijzigingen, die in de financiële rapportage moeten worden aangegeven. Alle andere financiële wijzigingen (matig of groot) moeten op voorhand ter goedkeuring worden voorgelegd aan Digilab. Deze aanvraag wordt
door de projectdragende organisatie gemotiveerd en onderbouwd.
Digilab is verantwoordelijk om elke vraag tot wijziging te evalueren en een beslissing over de (niet-) aanvaarding van de wijziging te nemen in overleg met de vertegenwoordiger(s) van het Kabinet van de bevoegde Minister aan wie in geval van betwisting de finale eindbeslissing toebehoort.
De gevraagde wijzigingen mogen in geen enkel geval het doel van het project 'Digikar’ in gedrang brengen of het maximumbedrag van de subsidie overschrijden.
De gedetailleerde wijzigingsprocedure is beschikbaar op het SharePoint-platform. Dit platform wordt gebruikt tijdens de monitoring van het project.
3.3. Dubbelfinanciering van kosten met betrekking tot het project is strikt verboden.
De projectdragende organisatie garandeert dat hij geen activiteiten of uitgaven zal subsidiëren die reeds via een andere bron worden gefinancierd. De projectdragende organisatie moet op eenvoudig verzoek kunnen aantonen dat het project en de daaraan verbonden kosten aan die voorwaarde voldoen.
De projectdragende organisatie moet in elk geval bij elke terugbetalingsaanvraag een verklaring op erewoord voegen waarin uitdrukkelijk wordt gegarandeerd dat de betrokken uitgaven niet dubbel zijn gefinancierd.
3.4. De volgende kosten worden aanvaard als betoelaagbare uitgaven:
• Bepaalde interne loonkosten voor het personeel dat rechtstreeks aan het project zal werken, in evenredige verhouding tot de tijd die zij aan het project wijden.
• Prestaties van derden die geen deel uitmaken van de projectdragende organisatie (advies, expertise, opleider).
• Reële werkingskosten en kosten van activiteiten die rechtstreeks door het project worden gegenereerd (kosten gemaakt na toekenning van de subsidie en vóór het einde van het project): administratiekosten, aankoop of huur van materieel, enz. (een forfait voor algemene
kosten wordt niet aanvaard).
• Huur en huurkosten voor gebouwen die niet toebehoren aan de projectdragende organisatie, het OCMW of de lokale overheid die partner is van het project, alleen als die kosten specifiek voor de uitvoering van het project zijn gemaakt (bv. huur van een opleidingsruimte).
• Verplaatsingskosten in het kader van het project.
• Ontwikkeling van papieren en elektronische communicatiemiddelen (flyers, affiches, website, online cursussen, applicaties, video's enz.).
• Aankoop van IT-materieel (maximaal 25% van het totale jaarbudget van het project).
3.5. De hierna genoemde kosten worden niet aanvaard als betoelaagbare uitgaven:
• Terugvorderbare btw.
• Huur en lasten voor gebouwen die eigendom zijn van een lokale overheid.
• Restaurant- en cateringkosten (drank, eten, keukengerei, enz.).
• Schadevergoedingen, boetes, financiële sancties, schulden en kosten in verband met schulden.
• Bepaalde loonkosten, met name extralegale voordelen.
• Kosten die vóór of na de uitvoering van het project zijn gemaakt.
• Afschrijvingskosten.
• Teambuilding.
• Reiskosten in het buitenland.
• Verblijfskosten in België of in het buitenland
• Cadeaubonnen (uitgezonderd bonnen voor digitale coaching, “digicheques”)
• Materiaal dat niet rechtstreeks voor het project wordt gebruikt en diensten die te ver afstaan van de doelstellingen van E-inclusion for Belgium.
De toegelaten of niet-toegestane uitgaven worden meer in detail uitgelegd in de documenten die beschikbaar zijn op het SharePoint-platform.
In geval van twijfel of tegenstrijdigheid over de betoelaagbare uitgaven zal de Europese subsidieverordening altijd prevaleren boven dit protocol.
Dubbele financiering van uitgaven is steeds strikt verboden.
Artikel 4: Betalingsprocedure van de subsidie
4.1. In het eerste kwartaal van het eerste jaar van het project wordt aan de begunstigde een voorschot van 30% betaald van het voorziene bedrag voor vereffeningskredieten.
In het kader van het project 'Digikar' bedraagt het voorschot 36000 euro.
4.2. Om de betaling van de resterende 70% van de subsidie van het eerste jaar (d.w.z. het bedrag boven het voorschot van 30%) of de volledige subsidie voor het tweede en derde jaar te verkrijgen, kan de projectdragende organisatie bij Digilab twee terugbetalingsaanvragen indienen, zoals hieronder beschreven.
4.3. De bedragen worden overgemaakt op het IBAN-rekeningnummer van de projectdragende
organisatie, zoals vermeld in bijlage 1 (of zoals vermeld bij de betalingsaanvragen als het rekeningnummer is gewijzigd).
Artikel 5: Terugbetalingsaanvragen
De projectdragende organisatie kan twee terugbetalingsaanvragen per jaar indienen om de toegekende subsidie uitbetaald te krijgen.
5.1. Voor het eerste jaar van het project heeft de eerste terugbetalingsaanvraag betrekking op
uitgaven tussen 1 november 2023 tot en met april 2023 en die het bedrag van het voorschot overschrijden.
Het bedrag dat in de eerste terugbetalingsaanvraag kan worden teruggevraagd, kan niet hoger zijn dan 30% van de subsidie. In het kader van het project 'Digikar', bedraagt het maximale bedrag dat kan worden teruggevraagd in de eerste terugbetalingsaanvraag 36000 euro.
Dit eerste terugbetalingsverzoek moet uiterlijk op 15 mei 2024 aan Digilab worden toegezonden als onderdeel van het verslag dat op die datum moet worden ingediend.Op het moment van deze rapportage moeten ook de in artikel 6 genoemde documenten worden doorgestuurd naar Digilab. Die documenten moeten betrekking hebben op de uitgaven die met het voorschot van 30 % zijn betaald (om de controle mogelijk te maken van de uitgaven die met het voorschot zijn gedaan) en op de uitgaven die na het voorschot zijn gedaan (om de controle mogelijk te maken van de uitgaven waarop de eerste terugbetalingsaanvraag betrekking heeft).
Het bedrag van de eerste terugbetalingsaanvraag wordt betaald nadat Digilab documenten heeft gecontroleerd die ingediend werden door de projectdragende organisatie, nadat Digilab deze heeft goedgekeurd en onder voorbehoud van naleving van de in artikel 5.4 en artikel 6 opgesomde vereisten.
De projectdragende organisatie kan dus op het einde van de eerste 6 maanden van het project maximaal 60% van de subsidie hebben ontvangen (het voorschot van 30% + het bedrag van de eerste terugbetalingsaanvraag dat niet meer dan 30% mag bedragen), wat overeenkomt met maximaal 72000 euro.
5.2. Voor het eerste jaar van het project heeft een tweede verplichte terugbetalingsaanvraag betrekking op uitgaven die zijn gedaan tussen 1 november 2023 tot en met 31 oktober 2024, voor zover die uitgaven niet zijn betaald met het bedrag van het voorschot en deze zijn opgenomen in de eerste terugbetalingsaanvraag.
Het bedrag van de tweede terugbetalingsaanvraag mag in geen geval hoger zijn dan het resterende saldo van de subsidie.
Dit tweede verzoek om terugbetaling moet uiterlijk op 13 november 2024 naar Digilab worden gestuurd, als onderdeel van de tweede rapportage.
Ook de documenten genoemd in artikel 6 moeten hierbij worden gevoegd.
Het bedrag van de tweede terugbetalingsaanvraag zal betaald worden nadat Digilab de documenten heeft gecontroleerd en geverifieerd en mits aan de in artikel 5.4 en artikel 6 genoemde eisen is voldaan.
5.3. De terugbetalingsaanvragen moeten worden opgesteld op basis van het model dat beschikbaar is op het SharePoint platform en moeten elektronisch worden ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de projectdragende organisatie.
De in artikel 6 genoemde terugbetalingsaanvragen en andere documenten moeten bij Digilab worden ingediend via het Sharepoint-platform.
5.4. De terugbetaling van de terugbetalingsaanvraag zal worden geweigerd of het gevorderde bedrag zal niet volledig worden betaald in geval van:
• niet-naleving van de voorwaarden van dit protocol en/of het Koninklijk Besluit;
• ontbrekende, onvolledige documenten of documenten die te laat worden ingediend;
• bewijsstukken, financiële verslagen of activiteitenverslagen die geen onweerlegbaar bewijs leveren dat de subsidie overeenkomstig de voorschriften werd gebruikt;
• belemmering van controle van de rekeningen;
Artikel 6: Rapportages
Elk jaar worden er twee rapportages gepland:
1) De eerste rapportage (= tussentijdse rapportage) moet ten laatste op 15 mei 2024 worden ingediend;
2) De tweede rapportage bestaat uit twee delen:
• Eerste fase: voorlopige eindrapportage (deadline op 4 september 2024);
• Tweede fase: definitieve eindrapportage (deadline op 13 november 2024).
In de eerste rapportage, ook tussentijdse rapportage genoemd, geeft het project verslag over de activiteiten en de gemaakte kosten tussen 1 november 2023 et 30 april 2024.
De voorlopige eindrapportage beslaat de gerealiseerde activiteiten tussen 1 mei en 3 september 2024, met het oog op de besluitvorming van de (niet-)verlenging van het project.
De definitieve eindrapportage behandelt de activiteiten die zijn gerealiseerd tussen 4 september 2024 en 31 oktober 2024, evenals eventuele uitgaven die zijn gedaan tussen 1 november 2023 en 31 oktober 2024 en die niet zijn opgenomen in het tussentijdse verslag.
Als onderdeel van deze rapportages moet een aantal documenten worden ingediend. Deze worden uitsluitend opgesteld aan de hand van de door Digilab verstrekte sjablonen, die beschikbaar zijn op het SharePoint-platform, en worden naamgegeven volgens de methode die wordt uitgelegd in het document dat op dit platform beschikbaar worden gesteld.
Hieronder vindt u een overzichtstabel van de documenten die voor elk rapport moeten worden
ingediend:
TUSSENTIJDSE RAPPORTAGE
Deadline: 15 mei 2024
VOORLOPIGE EINDRAPPORTAGE
Deadline: 4 september 2024
DEFINITIEVE EINDRAPPORTAGE
Deadline: 13 november 2024
• Inhoudelijke rapportage en bewijsstukken/ onderbouwing
• Doelgroeprapportage
• Financiële rapportage en bewijsstukken
• Verklaring op eer
• Terugbetalingsaanvraag (indien men een terugbetaling aanvraagt)
• Inhoudelijke rapportage en bewijsstukken/ onderbouwing
• Definitieve inhoudelijke rapportage en bewijsstukken/ onderbouwing
• Doelgroeprapportage
• Financiële rapportage en bewijsstukken
• Verklaring op eer
• Terugbetalingsaanvraag (verplicht)
Deze verschillende documenten worden in de tabel hieronder uitgelegd:
Inhoudelijke rapportage en bewijsstukken/ onderbouwing
De inhoudelijke rapportage bestaat uit de online vragenlijst van Digilab. In deze rapportage licht het project onder andere toe welke
acties zijn ondernomen in het kader van het project 'Digikar' en in hoeverre de doelstellingen van het project en de nagestreefde
resultaten zijn behaald. De vragen hebben betrekking op de opvolging van het project: stand van zaken van het project, uitgevoerde of uit te voeren acties, behaalde of te behalen doelstellingen, duurzaamheid van het project.
Bewijsstukken of onderbouwing, originelen of leesbare kopieën, moeten alle georganiseerde activiteiten en gedane uitgaven
rechtvaardigen.
Doelgroeprapportage
De doelgroeprapportage bestaat uit door Digilab verstrekte tabellen die moeten worden ingevuld om het aantal, het geslacht en de leeftijd van de met het project bereikte doelgroep(en) aan te geven. Het rapport moet het aantal individuele personen weergeven dat heeft deelgenomen aan de projectactiviteiten (en niet het aantal bezoeken).
Financiële rapportage en bewijsstukken
De financiële rapportage bestaat uit een door Digilab aangeleverde overzichtstabel met modeluitgaven (Excel). Deze tabel moet bevatten:
• de referenties van de bewijsstukken die zijn opgesteld volgens de methode die wordt uitgelegd in de documenten die beschikbaar zijn gesteld op het SharePoint-platform;
• de kenmerken van de verrichte betaling (datum van het betalingsbewijs, crediteur/debiteur, beschrijving van de uitgaven en samenhang met de doelstellingen van het project);
• een verklaring van de aangebrachte wijziging (indien de uitgave niet als zodanig was voorzien in het oorspronkelijke financiële plan);
• bedragen exclusief btw ;
• de btw-bedragen;
• een verdeelsleutel waarmee een onderscheid kan worden gemaakt tussen:
o uitgaven (of delen van uitgaven) ten laste van de in dit protocol vermelde subsidie;
o uitgaven (of delen van uitgaven) ten laste van andere financieringsbronnen (met vermelding van de naam van deze andere bronnen).
Bewijsstukken, originelen of leesbare kopieën, moeten alle georganiseerde activiteiten en gedane uitgaven rechtvaardigen.
Verklaring op eer De verklaring op erewoord, waarvan een template wordt verstrekt door Digilab, dient te worden ingevuld en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de organisatie die het project uitvoert. Dit document verklaart onder andere dat :
• de projectuitgaven niet onderhevig zijn aan dubbelfinanciering;
• alle ingediende uitgaven daadwerkelijk zijn betaald.
Indien dit niet het geval is, moet Digilab hiervan onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Dit deel van de subsidie wordt dan niet
betaald of zal worden teruggevorderd.
Terugbetalingsaanvraag
De terugbetalingsaanvraag, waarvan een template wordt verstrekt door Digilab, is een document dat wordt ingevuld en ondertekend door
de wettelijke vertegenwoordiger van de projectdragende organisatie, die onder andere het bedrag van de gevraagde terugbetaling moet
vermelden. Dit bedrag komt overeen met de uitgaven die niet zijn betaald door het voorschot van 30% of die al zijn vergoed in het kader van een eerdere vergoedingsaanvraag.
Artikel 7: Controle en evaluatie van de subsidie
7.1. De Staat is onderworpen aan de administratieve en budgettaire controle van Belgische en Europese instanties.
Hij is met name onderworpen aan de volgende controles: controle van de vastleggingen, financiële inspectie, federale interne controle, Rekenhof, federale auditcel van de Inspectie Financiën voor de Europese Fondsen, Europees Bureau voor fraudebestrijding en de Europese Rekenkamer.
Door het aanvaarden van de subsidie, zal de projectdragende organisatie:
• de Staat en de controleautoriteiten van de EU het recht verlenen om het gebruik van de toegewezen middelen te controleren in de vorm en op de wijze zoals bepaald in de verordeningen, met inbegrip van controles 'ter plaatse'.
• zich ertoe verbinden alles in het werk te stellen om controles en audits te vergemakkelijken en alle nodige antwoorden zo spoedig mogelijk te verstrekken.
Digilab zal met name één of meer controles ter plaatse uitvoeren voor het project 'Digikar' om zich ervan te vergewissen dat de uitvoering ervan beantwoordt aan de in bijlage 1 van dit protocol omschreven doelstellingen en dat de subsidie wordt gebruikt overeenkomstig de geldende regelgeving.
Bij niet-nakoming van deze verplichting kan de Staat, om redenen die hij uiteenzet, de subsidie die toegekend werd aan de projectdragende organisatie ontnemen en in voorkomend geval de terugbetaling eisen. De projectdragende organisatie zal geen verdere aanspraak maken op eender welke subsidie of schadevergoeding uit welke hoofde dan ook.
7.2. Het project van OCMW Puurs-Sint-Amands werd ingediend voor een duur van 2 jaar.
Alleen bij een positieve evaluatie kan het project het volgende jaar worden verlengd. Deze beslissing zal genomen worden op basis van de rapportages die het project indient, zoals beschreven in artikel 6.
Voor een positieve evaluatie moet de uitvoering van het project beantwoorden aan de in bijlage 1 omschreven doelstellingen en moet de subsidie worden gebruikt overeenkomstig dit protocol en de geldende regelgeving.
Digilab is verantwoordelijk voor die evaluatie en zal een voorstel voor een beslissing over de (niet-)verlenging van het project indienen bij de bevoegde minister, die de eindbeslissing zal nemen.
Verplichtingen van de projectdragende organisatie
Artikel 8: Permanente rapportage
In ruil voor de subsidie verbindt de projectdragende organisatie zich ertoe het project uit te voeren zoals beschreven in de bijlage 1.
Naast de activiteiten-, doelgroep- en financiële verslagen die op specifieke data moeten worden ingediend (zie hierboven), wordt de projectdragende organisatie verzocht te zorgen voor een permanente follow-up van het gesubsidieerde project en voortdurend na te gaan of het project in overeenstemming is met dit protocol. Hij ziet er met name op toe dat hij de deelnemers aan zijn
activiteiten systematisch en nauwkeurig registreert, overeenkomstig de door Digilab verstrekte instructies.
Een zelfcontrolelijst werd in bijlage 4 aan dit protocol toegevoegd om hierbij te helpen.
Artikel 9: Actieve samenwerking bij toezicht en evaluatie
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe actief mee te werken aan de controles en evaluatie door Digilab, de Staat of elke andere entiteit zoals hierboven vermeld. Hij zal er met name voor zorgen dat:
• er snel wordt gereageerd op vragen en opmerkingen van het Digilab-team;
• er binnen maximaal 3 werkdagen wordt geantwoord op een verzoek om informatie van de
Europese Commissie naar aanleiding van een audit in het kader van een betalingsverzoek.
Artikel 10: Controle van het risico van fraude, corruptie, dubbelfinanciering en belangenconflicten vóór de uitgaven
De Europese Commissie eist dat het risico van fraude, corruptie, dubbelfinanciering en belangenconflicten vóór elke uitgave wordt gecontroleerd.
Voordat een contract wordt gegund of een uitgave wordt gedaan, moet de projectdragende organisatie een zogenaamde “GO/NO GO”-vraag indienen via het SharePoint platform, zodat Digilab de mogelijke risico's van fraude, corruptie, dubbele financiering en belangenconflict in verband met deze uitgave kan controleren. Een gedetailleerde uitleg over het indienen van een GO/NO GO-vraag is te vinden in de documenten die beschikbaar zijn op het SharePoint platform.
Uitgaven kunnen alleen worden vergoed als voorafgaand aan de uitgave een GO/NO GO-vraag werd ingediend en Digilab de GO/NO GO-vraag heeft goedgekeurd. Digilab’s goedkeuring bij een GO/NO GO-vraag betekent dat de risico's van fraude, corruptie, dubbele financiering of
belangenverstrengeling redelijk zijn en vanuit het oogpunt van deze preventie niet vereisen dat de uitgave wordt geweigerd.
De onkosten kunnen worden vergoed indien :
• de uitgave werd gedaan met een voorafgaande GO/NO GO aanvraag, die werd aanvaard door Digilab en,
• de onkostennota door Digilab is gevalideerd tijdens de on desk controle van de onkosten.
Als de GO/NO-GO door Digilab wordt geweigerd, betekent dit dat het risico op fraude, corruptie, dubbele financiering of belangenverstrengeling te groot is, of dat de risico's niet goed kunnen worden ingeschat door een gebrek aan beschikbare informatie om de analyse optimaal uit te voeren.
Uitgaven worden niet vergoed indien :
• de uitgave is gedaan zonder voorafgaand GO/NO GO-vraag;
• de kosten zijn gemaakt, maar door Digilab zijn geweigerd na een GO/NO GO-vraag; of
• de uitgave niet door Digilab is gevalideerd tijdens de on-desk controle van de uitgaven.
Artikel 11: Mededeling van eindbegunstigden, effectieve begunstigden, contractanten en subcontractanten
In het kader van de uitvoering van het Plan voor Herstel en Veerkracht en overeenkomstig artikel 22, lid 2, punt d), punten i) tot en met iii), van de RRF-verordening moet Digilab verslag uitbrengen over het volgende:
• de lijst van de eindbegunstigden met vermelding van naam en voornaam (indien particulieren) of bedrijfsnaam (indien rechtspersonen);
• de naam van de contractant en de subcontractant, indien de eindbegunstigde van de middelen een aanbestedende dienst is overeenkomstig het Unie- of nationale overheidsopdrachtenrecht;
• de voorna(a)m(en), achterna(a)m(en) en geboortedatum van de eindbegunstigde(n) van de ontvanger van middelen of de contractant, in de zin van artikel 3, lid 6, van Richtlijn (EU) 2015/849 van het Europees Parlement en de Raad;
Het verzamelen van die gegevens helpt fraude, corruptie en belangenconflicten te voorkomen, op te sporen en te bestrijden.
Als aanbestedende overheid bezorgt de projectdragende organisatie Digilab informatie over de (onder)aannemers die betrokken zijn bij de uitvoering van het project, alsook informatie over de uiteindelijke begunstigden van de aannemers, in het geval van :
• Buitenlandse (niet Belgische) (onder)aannemers ;
• Belgische (onder)aannemers die vrijgesteld zijn van registratie in het UBO-register (bv. OCMW, gemeenten, universiteiten, enz.).
Om deze informatie aan Digilab te bezorgen, verkrijgt projectdragende organisatie, via een verzoek aan de (onder)aannemer, één of meer officiële documenten met minstens de naam van de organisatie,
het identificatienummer van de organisatie (KBO-nummer of gelijkwaardig), het adres van de organisatie, alsook de naam, voornaam en geboortedatum van alle eindbegunstigden van de organisatie.
In het geval van een niet-Belgische organisatie die geregistreerd is in het UBO-register van diens land, is het minimumdocument dat moet worden verstrekt het UBO-uittreksel van de organisatie.
In het geval van een (al dan niet Belgische) organisatie die is vrijgesteld van registratie in het UBOregister, moet de projectdragende organisatie deze informatie verkrijgen via een document met de titel "attest eindbegunstigden", dat beschikbaar is op het SharePoint-platform. De projectleider vraagt de contractant om dit document in te vullen en te ondertekenen.
Deze documenten moeten via het SharePoint-platform naar Digilab worden gestuurd door een GO/NO GO-verzoek in te dienen en het relevante document bij te voegen.
Artikel 12: Duidelijke en transparante boekhouding
De projectdragende organisatie moet een afzonderlijke boekhouding voeren. Aan de hand van deze boekhouding moet de besteding van de ontvangen subsidie kunnen worden vastgesteld. De afzonderlijke boekhouding moet ten tijde van het bezoek ter plaatse kunnen worden geraadpleegd en gevalideerd door de Digilab-leden of door elke andere controle-entiteit.
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe alle bewijsstukken gedurende de wettelijke termijn en ten minste gedurende 10 jaar te bewaren. De bewijsstukken voor het lopende jaar moeten in de lokalen van de projectdragende organisatie beschikbaar zijn voor controle tijdens de bezoeken ter plaatse.
Onder 'bewijsstukken' vallen de afzonderlijke boekhouding, facturen, loonfiches, prestaties, bestelbonnen, communicatiedocumenten (publicaties, advertenties, brochures), verslagen, enz.
Artikel 13: Duidelijke en doeltreffende communicatie tussen de partijen
Alle correspondentie tussen de partijen over de subsidie zal elektronisch verlopen via het SharePoint platform of via de in dit protocol vermelde e-mailadressen.
Alle overeenkomsten en mededelingen tussen de partijen betreffende de voorwaarden voor de betaling van de subsidie en de voortgang van het gesubsidieerde project moeten altijd per e-mail worden bevestigd. Mondelinge communicatie alleen heeft geen bindende waarde.
De Staat wordt voor de uitvoering van dit protocol vertegenwoordigd door Digilab.
De projectdragende organisatie wordt vertegenwoordigd door de projectverantwoordelijke vermeld in de projectfiche opgenomen in bijlage 1.
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe onverwijld elke wijziging van de contactgegevens,
de projectleider of elke andere voor de follow-up van het project relevante informatie mee te delen.
Wanneer de projectdragende organisatie een van zijn verbintenissen of verplichtingen niet kan nakomen, stelt hij Digilab daarvan zo spoedig mogelijk per e-mail in kennis, met opgave van redenen; hetzelfde geldt wanneer delen van het project moeten worden gewijzigd. De motivering dient duidelijk de redenen en gevolgen (met name ten aanzien van resultaten en kosten) van deze nieuwe elementen
te vermelden.
In geval van wijzigingen in het project ‘Digikar’, behoudt de Staat zich uitdrukkelijk het recht voor de subsidie dienovereenkomstig te verminderen en zelfs de terugbetaling ervan te eisen, na de projectdragende organisatie te hebben gehoord. De Staat maakt zijn beslissingen ter zake kenbaar en motiveert ze.
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe de lijst van ontvangen of te ontvangen subsidies in verband met het project 'Digikar' voor het lopende jaar te verstrekken (zie bijlage 3 van dit protocol) en deze lijst te laten ondertekenen door de Voorzitter van het OCMW en zijn Algemeen Directeur.
Deze lijst moet ten minste eenmaal per jaar worden bijgewerkt.
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe gevolg te geven aan de vragen en opmerkingen die haar/hem door Digilab worden meegedeeld.
Artikel 14: Communicatie met derden
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe de zichtbaarheid van de financiering door de Europese Unie te garanderen, zoals bepaald in artikel 34, lid 2, van Verordening (EU) nr. 241/2021, door in alle communicatie over het gesubsidieerde project te vermelden:
• Het EU-logo 'gefinancierd door de Europese Unie - NextGenerationEU';
• Het logo van de POD Maatschappelijke Integratie;
• Het logo van Digilab.
Die drie logo's zijn beschikbaar op het SharePoint-platform.
De projectdragende organisatie is tevens verantwoordelijk voor het informeren van de deelnemers van het project over de herkomst van de Europese financiering.
Artikel 15: Actieve deelname aan intervisies
De Staat wil de samenwerking en de uitwisseling van ervaringen tussen ’de projectdragende organisaties stimuleren. Ook wil zij de ervaringen bundelen in een verslag dat publiekelijk ter beschikking zal worden gesteld. Daartoe worden er vijf intervisies per jaar georganiseerd voor projectleiders over specifieke thema's.
De projectleider, of anders een van diens medewerkers, is verplicht actief deel te nemen aan elk van de door Digilab georganiseerde bijeenkomsten om de uitwisseling van goede praktijken te stimuleren en het toezicht op de projecten te verbeteren.
De intervisies zullen plaatsvinden in Brussel op de volgende data (tenzij er wijzigingen worden doorgegeven):
• 16 november 2023
• 28 maart 2024
• 23 mei 2024
• 17 september 2024
• 21 november 2024
De data van de intervisies voor de volgende jaren zullen worden meegedeeld in een bijlage bij dit protocol. Bij de evaluatie van het project door de Staat zal ook rekening worden gehouden met de wijze waarop de projectdragende organisatie aan de intervisies deelneemt.
Artikel 16: Naleving van toepasselijke wetten en beginselen De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe de gebruikelijke wetten en beginselen in acht te nemen. Hij zal er in het bijzonder op letten om de volgende regels in acht te nemen.
16.1. Naleven van de regels van het Plan voor Herstel en Veerkracht
De Belgische en Europese rechtsregels betreffende het gebruik van middelen in het kader van het Plan voor Herstel en Veerkracht moeten door de projectdragende organisatie en diens partners worden nageleefd.
Het is de verantwoordelijkheid van de projectdragende organisatie om ervoor te zorgen dat de voorschriften door diens partners worden nageleefd. Hij garandeert tevens elke controle en audit van de toegewezen middelen te aanvaarden en onverwijld te antwoorden op alle verzoeken in dat verband.
16.2. Naleven van het Europees beginsel 'Do No Significant Harm'
De projectdragende organisatie zal er ook voor zorgen dat het Europese DNSH-beginsel (Do No Significant Harm) wordt nageleefd. Hij zal ervoor zorgen dat diens project geen significante schade toebrengt aan een van de volgende zes milieudoelstellingen:
• beperking van de klimaatverandering,
• aanpassing aan de klimaatverandering,
• duurzaam gebruik en bescherming van aquatische en mariene rijkdommen,
• de overgang naar een circulaire economie, met inbegrip van afvalpreventie en recycling,
• preventie en bestrijding van verontreiniging,
• bescherming en herstel van biodiversiteit en ecosystemen.
Het naleven van het DNSH-beginsel is een horizontaal principe van het Plan voor Herstel en Veerkracht.
Als zodanig moet het project hieraan voldoen. Gebeurt dat niet, dan kan het leiden tot een tijdelijke schorsing of zelfs een definitieve vermindering van de aan België toegekende financiële middelen.
Niet-naleving van het DNSH-beginsel kan dus leiden tot terugbetaling van die subsidie.
Daarom moet de projectdragende organisatie bijzondere aandacht besteden aan de naleving van dat beginsel, en zal dat zowel het voorwerp uitmaken van een controle door Digilab als van een controle door de Europese Commissie.
16.3. Corruptie, fraude, belangenconflicten en dubbele financiering
De projectdragende organisatie zal er in het bijzonder op toezien dat fraude, corruptie, belangenconflicten of dubbele financiering worden voorkomen. De projectdragende organisatie garandeert dat:
• hij in het overzicht van de door de E-inclusion for Belgium te financieren uitgaven geen
uitgaven zal opnemen die reeds door andere financiering worden gedekt;
• het project niet medegefinancierd zal worden met geld uit een ander EU-fonds.
De projectdragende organisatie moet op eenvoudig verzoek kunnen aantonen dat het project en de daaraan verbonden kosten aan die voorwaarde voldoen, en dit tijdens de uitvoering van het project en na het project.
De projectdragende organisatie moet in elk geval bij elke rapportage een verklaring op erewoord voegen waarin uitdrukkelijk wordt gegarandeerd dat de betrokken uitgaven niet dubbel zijn gefinancierd.
Hij verbindt zich er ook toe te controleren dat er geen sprake is van dubbele financiering bij diens partners (attesten, verklaring op erewoord enzovoort). In geval van onregelmatigheden valt de verantwoordelijkheid volledig ten laste van hem/haar.
De Voorzitter en Algemeen Directeur van de projectdragende organisatie en de projectleider moeten allen de in bijlage 2 bijgevoegde integriteitsverklaring invullen en ondertekenen.
In geval van fraude, belangenvermenging of dubbelfinanciering eist de Staat dat de projectdragende organisatie alle ontvangen subsidies terugbetaalt.
De bepalingen inzake staatssteun en de-minimissteun zullen door de partners van het OCMW desgevallend worden nageleefd.
16.4. Intellectuele rechten, beeldrechten en gegevensbescherming
De projectdragende organisatie ziet erop toe dat de wetgeving inzake intellectuele rechten en beeldrechten wordt nageleefd bij het gebruik van materiaal, documenten, foto's, opleiding of andere werken of beelden. Zo nodig zal zij ervoor zorgen dat de nodige vergunningen of licenties van de betrokken rechthebbenden worden verkregen. De projectdragende organisatie vrijwaart de Staat en
is als enige aansprakelijk in geval van inbreuk op de rechten van derden in dit verband.
De projectdragende organisatie verleent de Staat een gratis gebruikslicentie voor het gebruik van al het (communicatie)materiaal dat door hen of hun partner voor hun project is gemaakt in het kader van E-inclusion for Belgium.
Deze licentie is onvoorwaardelijk, zo ruim mogelijk, voor alle landen en voor elke wettelijke beschermingstermijn (en eventuele verlengingen ervan) en dekt elke exploitatiewijze, of het nu gaat om het reproductierecht, het recht van publiekelijke communicatie, of het recht van wijziging of aanpassing en de afgeleide rechten van de werken.
Onder deze licentie is de Staat in het bijzonder gemachtigd om gratis alle werken te gebruiken die geproduceerd of gebruikt zijn als onderdeel van het gesubsidieerde project (dit omvat software, projectcommunicatiemateriaal gecreëerd door de projectorganisatie of een partner, alle audiovisuele, digitale, papieren of andere werken) als onderdeel van zijn eigen communicatie of zijn beleid of dat
van andere lokale, regionale of Europese overheden. De Staat mag deze werken ook gebruiken in het kader van wetenschappelijke analyses met betrekking tot digitale inclusie. De Staat mag de gegevens analyseren die worden doorgegeven en verzameld tijdens de uitvoering van het project en zo bijdragen tot het onderzoek naar de digitale kloof in België.
Indien de exploitatievergunning geheel of gedeeltelijk nietig of ondoeltreffend zou worden geacht, of indien ze onvolledig of beperkt zou blijken, verbindt de organisatie die het project uitvoert zich ertoe nieuwe of bijkomende overeenkomsten met de Staat te sluiten om de huidige exploitatievergunning te perfectioneren zodat ze zo ruim mogelijk is.
In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden de persoonsgegevens van de projectleider alleen verwerkt en gebruikt door Digilab in het kader van de opvolging van het project.
16.5. Gender
Het gesubsidieerde project moet in overeenstemming zijn met de beginselen die door de federale overheid worden nageleefd, in het bijzonder door de genderdimensie in acht te nemen. Digitale uitsluiting is voor vrouwen niet dezelfde als voor mannen.
Terugbetaling, duur en geschillen
Artikel 17: Terugbetaling van de subsidie
De projectdragende organisatie zal verplicht zijn om de ontvangen bedragen onverwijld terug te betalen:
• In geval van onaanvaardbare, onvolledige of niet-conforme uitvoering van het project 'Digikar' met het oog op de richtlijnen/doelstellingen van het project 'E-inclusion for Belgium' zoals goedgekeurd in het Plan voor Herstel en Veerkracht en met het oog op de doelstellingen van het project opgesomd in bijlage 1;
• In geval van een negatieve evaluatie of controle van het project zoals bedoeld in artikel 8;
• In geval van niet-naleving van de voorwaarden van dit protocol of van het Koninklijk Besluit.
De projectdragende organisatie verbindt zich ertoe de gevraagde bedragen binnen de vijftien kalenderdagen na de kennisgeving terug te betalen.
Artikel 18: Duur van het protocol
Dit protocol wordt gesloten voor een bepaalde periode van 2 jaar op voorwaarde dat de evaluaties en controles van het project positief zijn en dat de verlenging van het project door de bevoegde Minister gevalideerd wordt. Het betreft een ontbindende voorwaarde.
In geval van een negatieve evaluatie of controle van het project wordt de subsidie voor het project en dus ook dit protocol automatisch beëindigd.
In geval van verlenging van dit protocol na één jaar, zullen de partijen een bijlage bij dit protocol vastleggen om de nieuwe praktische aspecten van het project te bepalen (datum van indiening van de verslagen, datum van de intervisies, enz.).
De subsidie of dit protocol verlenen geen enkel toekomstig recht op andere en/of latere steun.
Artikel 19: Regeling van geschillen
De partijen streven ernaar elk interpretatiegeschil betreffende dit protocol in der minne te regelen.
Elk geschil tussen de partijen dat voortvloeit uit dit protocol en dat niet in der minne kan worden geregeld, valt onder de exclusieve bevoegdheid van de Belgische rechtbanken.
Opgemaakt te Brussel. Elke partij verklaart een origineel te hebben ontvangen.
De datum van de laatste ondertekening wordt beschouwd als de datum van ondertekening van het protocol.
Voor de Staat,
Mevrouw Karine Lalieux,
Minister van Pensioenen en Maatschappelijke Integratie,
belast met Personen met een handicap,
en Armoedebestrijding.
Voor OCMW Puurs-Sint-Amands,
de Voorzitter van de projectdragende
organisatie
de Algemeen Directeur van de
projectdragende organisatie
Bijlagen
Bijlage 1: Projectfiche
Titel van het project
Digikar
Projectnummer
I408034-60
Samenvatting project
Het project van het OCMW van Puurs-Sint-Amands, “Digikar”, bestaat ten eerste uit het bereiken van digitaal kwetsbare (en
minder mobiele) personen via een mobiele ontmoetingsplaats, "de Digikar", waarbij digicoaches individuele ondersteuning
bieden. Ten tweede zet men in op de toeleiding van een deel van de doelgroep naar regionale hulp- en dienstverlening, waarbij de
digicoaches verwijzen naar zowel digitale ondersteuning als sociale diensten en netwerkversterkende activiteiten.
Doelgroep
1. Digitaal kwetsbare personen
Projectdragende organisatie
OCMW Puurs-Sint-Amands
KBO : 0697.665.075
Rekeningnummer
BE29091021935264
Contactpersoon
Coeckelbergh Tineke
tineke.coeckelbergh@puursam.be
+32 (0)472959211
1. Toegang
2. Vaardigheden
3. Essentiële dienstverlening
Startdatum van het project : 01.11.2023
Einddatum van het project : 31.10.2025
| 15.11.2022-31.10.2023 | 01.11.2023-31.10.2024 | 01.11.2024-31.10.2025 |
| Subsidiebudget / |
Subsidiebudget € 120.000 |
Subsidiebudget € 120.000 |
| Cofinanciering / |
Cofinanciering € 54.810 |
Cofinanciering € 54228 |
| Totaalbudget / |
Totaalbudget € 174.810 |
Totaalbudget € 174.228 |
Partnerschappen :
OCMW Bornem
KBO-nr: 0212242829
Website: www.bornem.be
Doelen van het project
Via outreaching en maatwerk worden de meest kwetsbare personen in Puurs-Sint-Amands en Bornem digitaal betrokken en vinden ze hun weg in het netwerk van e-inclusie-initiatieven.
Indicatoren van het project
1. Het project houdt zich aan de in de projectaanvraag vooropgestelde planning.
2. Met behulp van een mobiele ontmoetingsplaats verlagen outreachers de drempels tot digitale participatie. Vanaf februari 2024 bereiken zij minstens 60 unieke bezoekers per kwartaal, met een totaal van minstens 500 personen op het einde van het project. Dit tijdens bezoeken aan gemiddeld 24 staanplaatsen per kwartaal die plaatsvinden in beide gemeenten.
3. Per kwartaal worden vanaf februari 2024 minstens 25% van de bereikte doelgroep vanuit de mobiele ontmoetingsplaats toegeleid naar het regionaal (digitaal) hulp- en ondersteuningsaanbod.
4. Het bereik en effect van de mobiele ontmoetingsplaats wordt op systematische wijze geëvalueerd met behulp van anonieme tevredenheidsenquêtes.
5. Een communicatiestrategie is ontwikkeld voor het bereiken en doorverwijzen van de doelgroep, voor eigen personeel en voor externe partners en intermediairen.
Bijlage 2: Integriteitsverklaringen van de Voorzitter, de Algemeen Directeur en de
projectleider van de projectdragende organisatie
2.1 Integriteitsverklaring van de Voorzitter van de projectdragende organisatie
Het Digilab-team wil alles in het werk stellen om de legitimiteit, de geloofwaardigheid en de betrouwbaarheid van het project 'E-inclusion for Belgium', dat wordt gefinancierd door het Fonds voor het herstelplan van de Europese Commissie, te beschermen tegen alle ongunstige omstandigheden die het project en de belangen van de Europese Commissie zouden kunnen schaden.
Daartoe heeft Digilab deze integriteitsverklaring opgesteld om ervoor te zorgen dat het ethisch gedrag van degenen die bij het project betrokken zijn, wordt gehandhaafd.
Als belanghebbende bij het project 'E-inclusion for Belgium' worden de Voorzitter van de projectdragende organisatie, de Algemeen Directeur en de projectleider dan ook verzocht dit document te lezen, individueel in te vullen en te ondertekenen.
Ik, ondergetekende Van den Heuvel Koenraad, geboren op 01/08/1964, die werkt als Voorzitter bij O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands.
1) BETREFFENDE DE BELANGENCONFLICTEN:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- ik begrijp dat een feitelijk, waargenomen of potentieel belangenconflict kan ontstaan wanneer een transactie, handeling, besluitvorming of uitwisseling van advies kan worden beïnvloed door de vermenging van subjectieve criteria van eigenbelang (bijvoorbeeld directe of indirecte voordelen), of door een tegenstrijdigheid met de persoonlijke, financiële of andere belangen van een lid van het beslissingsorgaan, of een lid van de naaste familie van een lid van het beslissingsorgaan, of met de belangen van de werkgever/organisatie van een lid van het beslissingsorgaan. Een belangenconflict kan meer bepaald het gevolg zijn van economische belangen, politieke of
nationale affiniteiten, familiale, vriendschappelijke of sentimentele banden, of van eender welke andere soort relatie of gemeenschappelijke belangen;
- dat ik het Digilab-team onverwijld op de hoogte zal brengen van elke situatie die een belangenconflict vormt of die kan leiden tot een belangenconflict met betrekking tot mij;
- dat ik zal letten op mogelijke belangenconflicten waarbij een of meer actoren van het project 'Einclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dat geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende belangenconflicten heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"-verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik begrijp dat ik in geval van een belangenconflict waarbij ik betrokken ben, zal worden uitgesloten van elke beslissing of stemming over de aangelegenheid aangaande het (de) genoemde conflict(en) en dat ik mij zal onthouden van elke beslissing of stemming over de aangelegenheid aangaande het (de) genoemde conflict(en).
Om ervoor te zorgen dat de artikelen van koninklijke besluiten en wetten betreffende belangenconflicten (artikel 61 van verordening 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie; artikel 6, § 1, van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten; artikel 51 van het
Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) worden nageleefd, eist Digilab dat de actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' die deze verklaring ondertekenen, en eventuele vervangers, melding maken van belangenconflicten die hem/haar betreffen.
Als deelnemer aan het project begrijp ik dat ik, met het oog op de naleving van de desbetreffende regelgeving, verplicht ben om onverwijld elk (reëel, vermeend of potentieel) belangenconflict dat mij aangaat bekend te maken, hetzij in deze integriteitsverklaring (hieronder in te vullen) voor huidige belangenconflicten, hetzij per e-mail aan Digilab via digilab@mi-is.be voor belangenconflicten die later
kunnen ontstaan. Ik verbind er mij tevens toe dat ik in de toekomst een aangepaste versie van dit document zal indienen wanneer ik een verklaring van een belangenconflict afleg.
Ik vermeld hierbij elke relatie, transactie of functie die ik (vrijwillig of anders) bekleed, of elke omstandigheid die naar mijn mening een belangenconflict zou kunnen vormen, nu of in de toekomst, tussen het 'E-inclusion for Belgium'-project en mijn persoonlijke, financiële of andere belangen:
X Ik bevestig dat ik geen belangenconflicten te melden heb.
Ik verklaar dat ik een of meer belangenconflicten of potentiële belangenconflicten te melden heb, namelijk:
1.__________________________________________________________________
2.__________________________________________________________________
3.__________________________________________________________________
Ik ben mij ervan bewust dat mij sancties kunnen worden opgelegd (bv. onmiddellijk moeten opgeven van het 'E-inclusion for Belgium'-project, ontslag om dringende redenen, enz.) indien de informatie die ik op dit formulier meedeel onjuist of onvolledig blijkt te zijn.
2) BETREFFENDE DE FRAUDE:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- dat ik begrijp dat fraude een oneerlijke handeling is met de bedoeling te misleiden door te handelen in strijd met de geldende wet- en regelgeving (bv. vervalsing van documenten, onterechte inning of inhouding van gelden, enz.);
- dat ik geenszins van plan ben het 'E-inclusion for Belgium'-project te benadelen en dat ik mij steeds zal onthouden van elke handeling die als fraude zou kunnen worden omschreven;
- dat ik zal blijven letten op mogelijke frauduleuze feiten waarbij een of meer actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dat geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende fraude heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"- verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik weet dat er zware sancties op fraude staan: bijvoorbeeld 100% financiële correctie, disciplinaire sancties, strafrechtelijke sancties, civiele en publieke sancties.
3) BETREFFENDE CORRUPTIE:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- dat ik begrijp dat corruptie het aanbieden van een aanbod, belofte of voordeel in ruil voor een tegenprestatie is, of het accepteren van een aanbod, belofte of voordeel in ruil voor een tegenprestatie (bijv. steekpenningen, het aanwerven van een naaste, enz.);
- dat ik geenszins van plan ben om eender wie om te kopen of om mij te laten omkopen in het kader van het 'E-inclusion for Belgium'-project, en dat ik mij steeds zal onthouden van elke handeling die als corruptie zou kunnen worden omschreven. Daarom zal ik geen enkel voorstel doen of
aanvaarden waar ik voordeel uit kan halen;
- dat ik zal blijven letten op mogelijke feiten die wijzen op corruptie waarbij een of meer actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dit geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende corruptie heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"-verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik weet dat er zware straffen staan op corruptie: bijvoorbeeld strafrechtelijke sancties.
4) ANDERE:
Als deelnemer aan het project 'E-inclusion for Belgium' verbind ik mij ertoe alle regels/verplichtingen in verband met het project na te leven. Al deze regels werden door Digilab gepubliceerd op de website https://www.mi-is.be/e-inclusion.
Ik ben me ervan bewust dat door het ondertekenen van het onderstaande:
- ik op mijn erewoord verklaar dat ik alle in dit document behandelde punten naar de letter zal naleven;
- ik op mijn erewoord verklaar dat alle in dit document verstrekte informatie volledig en juist is.
Ik ben op de hoogte van het feit dat de gegevens die ik via dit formulier heb verstrekt door Digilab worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om haar taken uit te voeren.
Handgeschreven of elektronische handtekening met uw identiteitskaart:
2.2 Integriteitsverklaring van de Algemeen Directeur van de projectdragende organisatie
Het Digilab-team wil alles in het werk stellen om de legitimiteit, de geloofwaardigheid en de betrouwbaarheid van het project 'E-inclusion for Belgium', dat wordt gefinancierd door het Fonds voor het herstelplan van de Europese Commissie, te beschermen tegen alle ongunstige omstandigheden die het project en de belangen van de Europese Commissie zouden kunnen schaden.
Daartoe heeft Digilab deze integriteitsverklaring opgesteld om ervoor te zorgen dat het ethisch gedrag van degenen die bij het project betrokken zijn, wordt gehandhaafd.
Als belanghebbende bij het project 'E-inclusion for Belgium' worden de Voorzitter van de projectdragende organisatie, de Algemeen Directeur en de projectleider dan ook verzocht dit document te lezen, individueel in te vullen en te ondertekenen.
Ik, ondergetekende Paridaens Raoul, geboren op 14/04/1960, die werkt als Algemeen directeur bij O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands.
5) BETREFFENDE DE BELANGENCONFLICTEN:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- ik begrijp dat een feitelijk, waargenomen of potentieel belangenconflict kan ontstaan wanneer een transactie, handeling, besluitvorming of uitwisseling van advies kan worden beïnvloed door de vermenging van subjectieve criteria van eigenbelang (bijvoorbeeld directe of indirecte voordelen),
of door een tegenstrijdigheid met de persoonlijke, financiële of andere belangen van een lid van het beslissingsorgaan, of een lid van de naaste familie van een lid van het beslissingsorgaan, of met de belangen van de werkgever/organisatie van een lid van het beslissingsorgaan. Een belangenconflict kan meer bepaald het gevolg zijn van economische belangen, politieke of nationale affiniteiten, familiale, vriendschappelijke of sentimentele banden, of van eender welke andere soort relatie of gemeenschappelijke belangen;
- dat ik het Digilab-team onverwijld op de hoogte zal brengen van elke situatie die een belangenconflict vormt of die kan leiden tot een belangenconflict met betrekking tot mij;
- dat ik zal letten op mogelijke belangenconflicten waarbij een of meer actoren van het project 'Einclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dat geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende belangenconflicten heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"-verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik begrijp dat ik in geval van een belangenconflict waarbij ik betrokken ben, zal worden uitgesloten van elke beslissing of stemming over de aangelegenheid aangaande het (de) genoemde conflict(en) en dat ik mij zal onthouden van elke beslissing of stemming over de aangelegenheid aangaande het (de) genoemde conflict(en).
Om ervoor te zorgen dat de artikelen van koninklijke besluiten en wetten betreffende belangenconflicten (artikel 61 van verordening 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie; artikel 6, § 1, van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten; artikel 51 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) worden nageleefd, eist Digilab dat de actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' die deze verklaring ondertekenen, en eventuele vervangers, melding maken van belangenconflicten die hem/haar
betreffen.
Als deelnemer aan het project begrijp ik dat ik, met het oog op de naleving van de desbetreffende regelgeving, verplicht ben om onverwijld elk (reëel, vermeend of potentieel) belangenconflict dat mij aangaat bekend te maken, hetzij in deze integriteitsverklaring (hieronder in te vullen) voor huidige belangenconflicten, hetzij per e-mail aan Digilab via digilab@mi-is.be voor belangenconflicten die later kunnen ontstaan. Ik verbind er mij tevens toe dat ik in de toekomst een aangepaste versie van dit
document zal indienen wanneer ik een verklaring van een belangenconflict afleg.
Ik vermeld hierbij elke relatie, transactie of functie die ik (vrijwillig of anders) bekleed, of elke omstandigheid die naar mijn mening een belangenconflict zou kunnen vormen, nu of in de toekomst, tussen het 'E-inclusion for Belgium'-project en mijn persoonlijke, financiële of andere belangen:
X Ik bevestig dat ik geen belangenconflicten te melden heb.
Ik verklaar dat ik een of meer belangenconflicten of potentiële belangenconflicten te melden heb,
namelijk:
1.__________________________________________________________________
2.__________________________________________________________________
3.__________________________________________________________________
Ik ben mij ervan bewust dat mij sancties kunnen worden opgelegd (bv. onmiddellijk moeten opgeven van het 'E-inclusion for Belgium'-project, ontslag om dringende redenen, enz.) indien de informatie die ik op dit formulier meedeel onjuist of onvolledig blijkt te zijn.
6) BETREFFENDE DE FRAUDE:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- dat ik begrijp dat fraude een oneerlijke handeling is met de bedoeling te misleiden door te handelen in strijd met de geldende wet- en regelgeving (bv. vervalsing van documenten, onterechte inning of inhouding van gelden, enz.);
- dat ik geenszins van plan ben het 'E-inclusion for Belgium'-project te benadelen en dat ik mij steeds zal onthouden van elke handeling die als fraude zou kunnen worden omschreven;
- dat ik zal blijven letten op mogelijke frauduleuze feiten waarbij een of meer actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dat geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende fraude heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"- verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik weet dat er zware sancties op fraude staan: bijvoorbeeld 100% financiële correctie, disciplinaire sancties, strafrechtelijke sancties, civiele en publieke sancties.
7) BETREFFENDE CORRUPTIE:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- dat ik begrijp dat corruptie het aanbieden van een aanbod, belofte of voordeel in ruil voor een tegenprestatie is, of het accepteren van een aanbod, belofte of voordeel in ruil voor een tegenprestatie (bijv. steekpenningen, het aanwerven van een naaste, enz.);
- dat ik geenszins van plan ben om eender wie om te kopen of om mij te laten omkopen in het kader van het 'E-inclusion for Belgium'-project, en dat ik mij steeds zal onthouden van elke handeling die als corruptie zou kunnen worden omschreven. Daarom zal ik geen enkel voorstel doen of aanvaarden waar ik voordeel uit kan halen;
- dat ik zal blijven letten op mogelijke feiten die wijzen op corruptie waarbij een of meer actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dit geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende corruptie heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"-verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik weet dat er zware straffen staan op corruptie: bijvoorbeeld strafrechtelijke sancties.
8) ANDERE:
Als deelnemer aan het project 'E-inclusion for Belgium' verbind ik mij ertoe alle regels/verplichtingen in verband met het project na te leven. Al deze regels werden door Digilab gepubliceerd op de website https://www.mi-is.be/e-inclusion.
Ik ben me ervan bewust dat door het ondertekenen van het onderstaande:
- ik op mijn erewoord verklaar dat ik alle in dit document behandelde punten naar de letter zal naleven;
- ik op mijn erewoord verklaar dat alle in dit document verstrekte informatie volledig en juist is.
Ik ben op de hoogte van het feit dat de gegevens die ik via dit formulier heb verstrekt door Digilab worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om haar taken uit te voeren.
Handgeschreven of elektronische handtekening met uw identiteitskaart:
2.3 Integriteitsverklaring van de projectleider van de projectdragende organisatie
Het Digilab-team wil alles in het werk stellen om de legitimiteit, de geloofwaardigheid en de betrouwbaarheid van het project 'E-inclusion for Belgium', dat wordt gefinancierd door het Fonds voor het herstelplan van de Europese Commissie, te beschermen tegen alle ongunstige omstandigheden die het project en de belangen van de Europese Commissie zouden kunnen schaden.
Daartoe heeft Digilab deze integriteitsverklaring opgesteld om ervoor te zorgen dat het ethisch gedrag van degenen die bij het project betrokken zijn, wordt gehandhaafd.
Als belanghebbende bij het project 'E-inclusion for Belgium' worden de Voorzitter van de projectdragende organisatie, de Algemeen Directeur en de projectleider dan ook verzocht dit document te lezen, individueel in te vullen en te ondertekenen.
Ik, ondergetekende Coeckelbergh Tineke, geboren op 06/04/1987, die werkt als Expert informatiebeheer en informatieveiligheid/DPO bij O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands.
9) BETREFFENDE DE BELANGENCONFLICTEN:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- ik begrijp dat een feitelijk, waargenomen of potentieel belangenconflict kan ontstaan wanneer een transactie, handeling, besluitvorming of uitwisseling van advies kan worden beïnvloed door de vermenging van subjectieve criteria van eigenbelang (bijvoorbeeld directe of indirecte voordelen), of door een tegenstrijdigheid met de persoonlijke, financiële of andere belangen van een lid van het beslissingsorgaan, of een lid van de naaste familie van een lid van het beslissingsorgaan, of met
de belangen van de werkgever/organisatie van een lid van het beslissingsorgaan. Een belangenconflict kan meer bepaald het gevolg zijn van economische belangen, politieke of nationale affiniteiten, familiale, vriendschappelijke of sentimentele banden, of van eender welke andere soort relatie of gemeenschappelijke belangen;
- dat ik het Digilab-team onverwijld op de hoogte zal brengen van elke situatie die een belangenconflict vormt of die kan leiden tot een belangenconflict met betrekking tot mij;
- dat ik zal letten op mogelijke belangenconflicten waarbij een of meer actoren van het project 'Einclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dat geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende belangenconflicten heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"-verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik begrijp dat ik in geval van een belangenconflict waarbij ik betrokken ben, zal worden uitgesloten van elke beslissing of stemming over de aangelegenheid aangaande het (de) genoemde conflict(en) en dat ik mij zal onthouden van elke beslissing of stemming over de aangelegenheid aangaande het (de) genoemde conflict(en).
Om ervoor te zorgen dat de artikelen van koninklijke besluiten en wetten betreffende belangenconflicten (artikel 61 van verordening 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie; artikel 6, § 1, van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten; artikel 51 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) worden nageleefd, eist Digilab dat de actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' die deze verklaring ondertekenen, en eventuele vervangers, melding maken van belangenconflicten die hem/haar betreffen.
Als deelnemer aan het project begrijp ik dat ik, met het oog op de naleving van de desbetreffende regelgeving, verplicht ben om onverwijld elk (reëel, vermeend of potentieel) belangenconflict dat mij aangaat bekend te maken, hetzij in deze integriteitsverklaring (hieronder in te vullen) voor huidige belangenconflicten, hetzij per e-mail aan Digilab via digilab@mi-is.be voor belangenconflicten die later kunnen ontstaan. Ik verbind er mij tevens toe dat ik in de toekomst een aangepaste versie van dit document zal indienen wanneer ik een verklaring van een belangenconflict afleg.
Ik vermeld hierbij elke relatie, transactie of functie die ik (vrijwillig of anders) bekleed, of elke omstandigheid die naar mijn mening een belangenconflict zou kunnen vormen, nu of in de toekomst, tussen het 'E-inclusion for Belgium'-project en mijn persoonlijke, financiële of andere belangen:
X Ik bevestig dat ik geen belangenconflicten te melden heb.
Ik verklaar dat ik een of meer belangenconflicten of potentiële belangenconflicten te melden heb,
namelijk:
1.__________________________________________________________________
2.__________________________________________________________________
3.__________________________________________________________________
Ik ben mij ervan bewust dat mij sancties kunnen worden opgelegd (bv. onmiddellijk moeten opgeven van het 'E-inclusion for Belgium'-project, ontslag om dringende redenen, enz.) indien de informatie die ik op dit formulier meedeel onjuist of onvolledig blijkt te zijn.
10) BETREFFENDE DE FRAUDE:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- dat ik begrijp dat fraude een oneerlijke handeling is met de bedoeling te misleiden door te handelen in strijd met de geldende wet- en regelgeving (bv. vervalsing van documenten, onterechte inning of inhouding van gelden, enz.);
- dat ik geenszins van plan ben het 'E-inclusion for Belgium'-project te benadelen en dat ik mij steeds zal onthouden van elke handeling die als fraude zou kunnen worden omschreven;
- dat ik zal blijven letten op mogelijke frauduleuze feiten waarbij een of meer actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dat geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende fraude heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"- verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik weet dat er zware sancties op fraude staan: bijvoorbeeld 100% financiële correctie, disciplinaire sancties, strafrechtelijke sancties, civiele en publieke sancties.
11) BETREFFENDE CORRUPTIE:
Ik verklaar op mijn erewoord:
- dat ik begrijp dat corruptie het aanbieden van een aanbod, belofte of voordeel in ruil voor een tegenprestatie is, of het accepteren van een aanbod, belofte of voordeel in ruil voor een tegenprestatie (bijv. steekpenningen, het aanwerven van een naaste, enz.);
- dat ik geenszins van plan ben om eender wie om te kopen of om mij te laten omkopen in het kader van het 'E-inclusion for Belgium'-project, en dat ik mij steeds zal onthouden van elke handeling die als corruptie zou kunnen worden omschreven. Daarom zal ik geen enkel voorstel doen of aanvaarden waar ik voordeel uit kan halen;
- dat ik zal blijven letten op mogelijke feiten die wijzen op corruptie waarbij een of meer actoren van het project 'E-inclusion for Belgium' betrokken zijn, en dat ik het Digilab-team op de hoogte zal brengen zodra ik een vermoeden heb. In dit geval zal mijn anonimiteit worden gerespecteerd.
Als ik vermoedens betreffende corruptie heb over een lid van het Digilab-team, zal ik de "integriteit"-verantwoordelijken binnen de POD Maatschappelijke Integratie informeren via het e-mailadres "integrity@mi-is.be". Mijn anonimiteit zal ook dan worden gerespecteerd;
- dat ik weet dat er zware straffen staan op corruptie: bijvoorbeeld strafrechtelijke sancties.
12) ANDERE:
Als deelnemer aan het project 'E-inclusion for Belgium' verbind ik mij ertoe alle regels/verplichtingen in verband met het project na te leven. Al deze regels werden door Digilab gepubliceerd op de website https://www.mi-is.be/e-inclusion.
Ik ben me ervan bewust dat door het ondertekenen van het onderstaande:
- ik op mijn erewoord verklaar dat ik alle in dit document behandelde punten naar de letter zal naleven;
- ik op mijn erewoord verklaar dat alle in dit document verstrekte informatie volledig en juist is.
Ik ben op de hoogte van het feit dat de gegevens die ik via dit formulier heb verstrekt door Digilab worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om haar taken uit te voeren.
Handgeschreven of elektronische handtekening met uw identiteitskaart:
Bijlage 3: Opgave van de ontvangen subsidies
Opgave financieringsbronnen
Vermeld in onderstaande tabel alle financieringsbronnen die uw organisatie of samenwerkingsverband ontvangt voor het project dat werd geselecteerd in het kader van E-inclusion for Belgium of inspanningen die gelinkt zijn aan dit project: (voeg indien nodig rijen toe aan de tabel)
Volledige naam van de financieringsbron
Gemeente zonder gemeentehuis: Burgerloket
Startdatum van de financiering
1/6/2022
Verwachte einddatum van de financiering
31/5/2025
Ik, ondergetekende, Van den Heuvel Koenraad, verklaar als Voorzitter van O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands dat bovenstaande informatie over de financieringsbronnen volledig en correct is.
Datum: 15/01/2024
Handtekening van de Voorzitter:
Ik, ondergetekende, Paridaens Raoul, verklaar als Algemeen Directeur van O.C.M.W. Puurs-Sint-Amands. dat bovenstaande informatie over de financieringsbronnen volledig en correct is.
Datum: 15/01/2024
Handtekening van de algemeen directeur:
Bijlage 4: Zelfcontrolelijst voor projectleiders
ALGEMEEN
Ik geef wijzigingen in de contactgegevens en/of gegevens van de organisatie proactief door aan Digilab.
Ik weet wanneer de volgende intervisie plaatsvindt en hou hier rekening mee in mijn agenda.
De projectverantwoordelijke werd gesensibiliseerd over de preventie van fraude, corruptie en belangenconflicten. Er wordt voldoende aandacht besteed aan het implementeren van de nodige maatregelen om fraude, corruptie en belangenconflicten te voorkomen.
Ik gebruik in al mijn communicatie
- het EU-logo 'gefinancierd door de Europese Unie - NextGenerationEU';
- het logo van de POD Maatschappelijke Integratie;
- het logo van Digilab
Ik bewaar alle documenten in verband met het E-inclusion for Belgium minstens gedurende de wettelijk verplichte termijnen en tenminste gedurende 10 jaar.
IDENTIFICATIE (SUB)CONTRACTEN EN VAN EINDBEGUNSTIGDEN
Ik heb een GO/ NO GO-vraag ingediend voordat ik een aankoop doe bij een dienstverlener, zoals uitgelegd in artikel 10 van het protocol.
Ik heb de nodige informatie ingewonnen over (onder)aannemers en uiteindelijke begunstigden als ik in een van de gevallen genoemd in artikel 11 val.
MIJN BOEKHOUDING
Ik hou afzonderlijke rekeningen aan voor het project in kader van “E-inclusion for Belgium” (met specifieke boekhoudkundige code)
Ik houd een duidelijke en transparante boekhouding bij.
Ik bewaar alle originele of leesbare kopieën van de boekhoudkundige documenten die de in de financiële rapportage opgenomen uitgaven rechtvaardigen.
Ik vul de financiële rapportage in, in het tabelsjabloon van Digilab (Excel) op het SharePoint-platform. Ik voeg ook de ondersteunende financiële documenten toe, naamgegeven volgens de vereiste methode.
Ik zorg ervoor dat ik de volledige financiële rapportage en bijbehorende bewijsstukken indien voor het verlopen van de deadline.
Ik zorg ervoor dat ik de terugbetalingsaanvraag indien voor het verlopen van de deadline.
Ik zorg ervoor dat ingevulde verklaringen op erewoord binnen de door Digilab aangegeven termijnen worden ingediend.
MIJN INHOUDELIJKE RAPPORTAGE
Ik vul de inhoudelijke rapportage (vragenlijst op het SharePoint-platform) in voor de follow-up van het project en verbind me ertoe deze in te dienen binnen de
door Digilab aangegeven termijn. Ik voeg ook bewijsstukken bij ter ondersteuning van mijn inhoudelijke rapportage.
Ik hou de vooropgestelde evaluaties van mijn doelen, met bijbehorende KPI’s in het oog en doe op regelmatige basis de noodzakelijke metingen.
Ik bewaar op een systematische manier de gegevens van de deelnemers (leeftijd, gender en doelgroep) van mijn project en kan dit steeds voorleggen ter controle.
Tijdens rapportages deel ik deze gegevens in het document voor de doelgroeprapportage.
EINDE VAN HET PROJECT
Ik bewaar alle documenten in verband met mijn project binnen “E-inclusion for Belgium” gedurende minstens de wettelijk verplichte termijnen en tenminste gedurende 10 jaar
Toelichting
Met oog op een goed verloop van de samenwerking verplicht Europa WSE ons om een partnerschapsovereenkomst op te stellen. Deze overeenkomst verankert de voorwaarden, modaliteiten en afspraken van het Lokaal partnerschap Klein-Brabant Vaartland.
Besluit
Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om de aangehechte partnerschapsovereenkomst Aan Zet goed te keuren en te ondertekenen door de vertegenwoordigers van het bestuur. De bijlagen behoren integraal tot de partnerschapsovereenkomst.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Raoul Paridaens
Algemeen directeur
Els Goedgezelschap
Voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn