Besluit  Raad van bestuur AGB

Dit reglement is van toepassing op iedereen die culturele, jeugd- en sportinfrastructuur voor gebruik ter beschikking krijgt.

Artikel 4. Voorwaarden  

4.1. Met betrekking tot de infrastructuur:

De infrastructuur wordt ter beschikking gesteld in de staat waarin zij zich bevindt en met het gemeentelijk materiaal dat er voorzien en aanwezig is. Er wordt geen gemeentelijk materiaal vervoerd van de ene naar de andere locatie.   Voor 'makers' wordt een plaatsbeschrijving van de studio opgemaakt, om discussie bij aanvang en einde te vermijden.

De gebruiker is verantwoordelijk voor de inkleding van de zaal en indien gewenst, inrichting van een vestiaire.  

De gebruiker mag geen enkele andere bestemming geven aan het lokaal dan deze waarvoor de terbeschikkingstelling werd toegestaan. Onderverhuring is ten strengste verboden. 

Het is niet toegelaten om op het adres van de infrastructuur een ‘tijdelijke of vaste vestigingsplaats’ in te richten voor een verkoop van goederen of diensten. Bezichtiging van de infrastructuur is mogelijk na afspraak via het vrijetijdsloket.  

Afspraken voor wat betreft de toegang tot en het afsluiten van de gereserveerde infrastructuur zijn afhankelijk van het toegangssysteem ter plaatse en worden meegedeeld bij de bevestiging van de reservatie.  

Toegang is enkel mogelijk tijdens de gereserveerde tijdstippen. De gebruiker verlaat de infrastructuur na afloop van de reservatie. Sporters verlaten het terrein 5 minuten vóór afloop. 

Dranken voor eigen verbruik of voor verkoop kunnen op aanvraag voorzien worden.  Eigen dranken meebrengen kan niet. 

Een inventaris van de drankvoorraad wordt gemaakt vóór en na het evenement.  

Bij openbare activiteiten moet in de mogelijke publiciteit duidelijk de naam van de inrichter of van de inrichtende vereniging, de locatie en de toegangsprijs vermeld worden.  

Bij de organisatie van openbare muziekactiviteiten moet het vastgesteld sluitingsuur gerespecteerd worden. Polyzaal JOC WIJland en GC De Nestel beschikken over VlaremII vergunning, SEH Binder niet.   

SEH Binder: Einde drankverkoop 3.30u – Einde muziek 4.00u – zaal ontruimd 4.30u. 

Polyzaal JOC WIJland en GC De Nestel: einde bonnetjes 3.30u - muziek stiller 4.00u - einde drankverkoop 4.30u - Einde muziek 5.00u - zaal ontruimd 5.30u. 

Het bestuur kan het gebruik van wisselbekers opleggen.  

Tijdens nachtelijke afbraak van materialen worden geen deuren onnodig opengezet om nachtlawaai te voorkomen.  

Waardevolle voorwerpen kunnen opgeborgen worden in lockers (indien voorzien) voor de periode van toegestaan gebruik. Permanente inname van lockers is niet toegelaten. 

De personenlift mag niet gebruikt worden bij noodgevallen. 

Dieren worden niet toegelaten met uitzondering van blindengeleidedieren of bij specifieke evenementen waarvoor de toelating werd bekomen. 

Het bestuur kan nooit aansprakelijk gesteld worden, ook niet na ingebrekestelling, indien zij door overmacht lokalen, materialen of voorzieningen niet of laattijdig ter beschikking stelt.

4.2. Met betrekking tot orde en netheid:

De infrastructuur moet worden achtergelaten in de toestand van vóór de ingebruikname: aanplakbiljetten, tape en stickers worden verwijderd, evenals het zwerfvuil rond het gebouw. 

Afhankelijk van de accommodatie en de plaatselijke richtlijnen (zie zalenzoeker) worden vuilnisbakken en vuilniszakken (voor restafval en pmd) of afvalcontainers voor restafval voorzien. Papier en karton en glas moet door de huurder altijd zelf verwijderd worden. 

De gebruiker kan verplicht worden om tijdens het evenement toezicht te voorzien in de sanitaire ruimten. Hij mag hiervoor geen vergoeding vragen (wel vrije gift).  

Indien verwacht wordt dat de beschikbare sanitaire voorzieningen ontoereikend zijn wordt de organisator verplicht om plaspalen/sanitair container te huren. De organisator mag in dat geval voor de sanitaire diensten een vergoeding vragen. 

Het is verboden om werpslingers, confetti, e.d. te gebruiken, tenzij anders overeengekomen.

In de infrastructuur is het verboden te overnachten (tenzij anders overeengekomen).

Voor 'makers':

4.3. Met betrekking tot veiligheid:

De gebruiker is verplicht de officiële maximumcapaciteit van de zalen te respecteren (zie zalenzoeker).  

Het bestuur kan de gebruiker verplichten tot het instellen van systemen (genummerde kaarten, telsystemen,…). Het niet naleven van deze verplichting kan in geval van ramp of ongeval de (strafrechtelijke) aansprakelijkheid van de gebruiker (of zijn vertegenwoordigers) betekenen. 

Bij grote (openbare) activiteiten kan de gebruiker verplicht worden afspraken te maken met de gemeente-, politie- en/of brandweerdiensten in verband met de algemene veiligheid in en rond het gebouw en de omliggende straten. Hij kan verplicht worden tot het inzetten van security, stewards en/of fietspatrouille in de directe omgeving van de infrastructuur. Security in SEH Binder, GC De Nestel en JOC WIJland wordt door het bestuur georganiseerd en afgerekend met de organisator.

Voor muziekactiviteiten tot en met 100 DbA is het ter beschikking stellen van oordoppen verplicht. 

Een basis EHBO is voorzien ten behoeve van de gebruiker. Bijkomende EHBO-voorziening in functie van de activiteit is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. 

Gebruik van de gemeentelijke hoogtewerker kan enkel na beschikbaarheid en door personen die hiervoor het nodige attest voorleggen en gebeurt volgens de veiligheidsvoorschriften. 

Ophangen van installaties aan de dakconstructie in het gebouw kan enkel na aanvraag en toelating en mits respecteren van de maximale belastbaarheid van de dakconstructie. 

De ruimte voor en achter de nooddeuren, blustoestellen en toegang tot de technische ruimte dient steeds gevrijwaard te worden. De ruimtes moeten onmiddellijk en vlug bereikbaar zijn (niet afgeschermd worden met doeken). Bij het afschermen van pictogrammen en noodverlichting dienen deze elders te worden voorzien.  

Er mogen geen auto’s geparkeerd worden op de oprijlaan of voor de poorten. Oprijden mag enkel om goederen op te halen of af te leveren. De toegang tot de infrastructuur moet altijd gevrijwaard blijven.  

Het is niet toegelaten om knalbommen, vuurwerk, rookkanonnen e.d. te gebruiken, tenzij anders overeengekomen. 

Eetstanden, containers, wagens voor ticketverkoop, …moeten altijd aangevraagd worden via een evenementenaanvraag en kunnen conform de algemene veiligheidswetgeving en richtlijnen van de brandweer op minimaal 4 meter van het gebouw geplaatst worden.  

Voor openbare activiteiten worden geen sterke dranken toegelaten (boven 22% vol alcohol). 

Als er in het gebouw een alarmsignaal afgaat is de gebruiker verplicht om de infrastructuur onmiddellijk te verlaten volgens de richtlijnen van het aanwezige personeel of indien geen personeel aanwezig, volgens het signalisatieplan. 

Om de veiligheid in en rond de infrastructuur te verhogen kan de organisator van een openbaar evenement gratis gebruik maken van een fuifkoffer (walkie-talkies, veiligheidshesjes, bezoekersteller,…). Deze moeten worden aangevraagd via het evenementenloket.

Wanneer er overlast of een gevoel van onveiligheid ontstaat door de aanwezigheid van personen in de openbare ruimten wordt de gebruiker aangeraden om de politie te verwittigen.

De 'makers' gaan bij hun project steeds uit van de gangbare veiligheidsnormen.

4.4. Te betalen vergoedingen:

Gebruikers van de zalen (SEH Binder, Kollebloem, Klapper, Zool, polyzalen JOC WIJland en Fort Liezele) kunnen voor de verkoop van producten  een beroep doen op PSA webwinkel. De tarieven hiervoor zijn vastgesteld in een tarief/retributiereglement. 

Auteursrechten wordt aangegeven en betaald door de gebruiker. De billijke vergoeding is ten laste van het bestuur.

4.5. Met betrekking tot de verzekering en de geldende wetgevingen:

Het bestuur verzekert gebouw en inboedel tegen brand en aanverwante gevaren met afstand van verhaal naar de gebruiker. 

Voor de risico’s als organisator van evenementen neemt de gebruiker/vereniging een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid exploitatie/uitbating en een verzekering contractuele aansprakelijkheid. Ten voordele van de medewerkers en vrijwilligers kan een ongevallenverzekering afgesloten worden. Om daarnaast nog het aanwezige materiaal te verzekeren tegen vandalisme of diefstal kan een verzekering alle risico’s worden afgesloten.  Het bestuur kan nooit aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of vandalisme. 

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle geldende wetgevingen met betrekking tot de zedelijke bescherming van de jeugd en de beteugeling van dronkenschap. 

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle geldende wetgevingen met betrekking tot de eerbiediging van de wetgeving betreffende de geluidsnormen. 

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle geldende wetgevingen met betrekking tot de wet rond de persoonsbescherming. 

Roken is verboden in alle openbare ruimten en bijhorende cafetaria’s. Illegale drugs zijn ten strengste verboden.  

De gebruiker is verantwoordelijk voor de betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boetes.

Elke 'maker' verzekert zelf zijn eigen materialen en sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af.

4.6. M.b.t. schade en schoonmaak:

De gebruiker/maker is tijdens de activiteit aansprakelijk voor schade aan de infrastructuren en bijhorend materiaal tenzij tekortkomingen op voorhand werden gemeld aan de medewerkers van het bestuur. Het bestuur kan de schade verhalen op de gebruiker/maker. 

Materialen of voorwerpen die niet behoren tot het patrimonium van de gemeente moeten verwijderd worden tegen het afgesproken moment. Indien dit niet gebeurt zullen ze op kosten en risico van de gebruiker weggenomen worden. Hiervoor wordt een vergoeding aangerekend zoals voorzien in het tarief/retributiereglement.  

Bij het niet of onvoldoende schoon achterlaten tegen het afgesproken moment en volgens de richtlijnen ter plaatse wordt voor de opkuis een tarief/retributie aangerekend zoals opgenomen in het tarief/retributiereglement m.b.t. culturele-, jeugd- en sportinfrastructuur.

Indien het afval na de activiteit niet werd gesorteerd, wordt de gebruiker teruggeroepen om dit alsnog te doen. Indien aan deze vraag geen gevolg wordt gegeven, wordt hiervoor een vergoeding aangerekend zoals voorzien in het tarief/retributiereglement m.b.t. culturele-, jeugd- en sportfinfrastructuur.

Artikel 5. Aanvraagprocedure 

5.1. Aanvraag :

De reservatieaanvraag gebeurt door één meerderjarige en dit namens een welbepaalde vereniging, organisatie, school, bedrijf of in eigen naam.  

Seizoensaanvragen zijn aanvragen voor terugkerende reservaties gedurende een seizoen of werkjaar. Ze gebeuren na oproep van de dienst beleven en op de manier waarop in de oproep is aangegeven. 

Vrije reservatieaanvragen zijn aanvragen voor activiteiten die geen volledig werkjaar doorgaan (éénmalig of enkele keren).  Ze verlopen via de webshop of worden gericht aan het vrijetijdsloket (dienstverlening) vrijetijdsloket@puursam.be. Vrije reservatieaanvragen worden chronologisch behandeld.

5.2. Termijnen:

Het reserveren van zalen/lokalen houdt automatisch het aanvaarden van de bepalingen van het tarief/retributie- en het huishoudelijk reglement met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur in.

In afwachting van een reservatiebevestiging wordt een reservatieaanvraag in de webshop als voorlopig gereserveerd. 

5.4. Annulatie:

5.5. Betaling:

De betaling van een seizoensreservatie gebeurt per maand. De gebruiker ontvangt hiervoor maandelijks een factuur met vermelding van de verschuldigde tarieven/retributies voor het gebruik van de zalen/lokalen, eventuele verbruikte dranken, schadevergoedingen en extra diensten.  De betaling gebeurt vóór de vervaldag vermeld op de factuur (30 dagen).  

De betaling van een vrije reservatie inclusief afrekening van eventueel verbruikte dranken, schadevergoedingen of extra diensten, gebeurt na de activiteit binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur.

De tarieven voor het gebruik van de accommodatie worden bepaald in het vastgestelde retributiereglement dat van toepassing is op het moment van de activiteit waarvoor de accommodatie wordt gereserveerd.  

Artikel 6. Controle  

De gebruiker/maker is steeds verplicht de leden van de gemeente en afgevaardigden toegang te verlenen tot de gebruikte lokalen. 

Artikel 7. Sancties 

Bij het niet-naleven van de bepalingen vermeld in dit huishoudelijk reglement of eraan verbonden tarief/retributiereglement kan het bestuur een aanvraag voor een volgende activiteit weigeren. 

Bij ongepast gedrag worden de ordediensten verwittigd. De politie is bevoegd tot het treffen van strafrechtelijke maatregelen. De burgemeester is bevoegd voor de eventuele administratieve afhandeling van niet-strafrechtelijke feiten.

De studio moet actief gebruikt worden, zo niet kan de kunstenaar/artiest gevraagd worden voortijdig de studio te verlaten.