Bij aanvang van de zittingsperiode dient een huishoudelijk reglement voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst te worden vastgesteld.
Volgende bevoegdheidsgrond en regelgeving is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond
Toepasselijke regelgeving
Overeenkomstig artikel 113 van het decreet lokaal bestuur kan het BCSD op eigen verzoek of op vraag een niet-bindend advies geven aan de OCMW-raad.
In dit kader wordt het huishoudelijk reglement van het BCSD voor advies voorgelegd aan het BCSD op 16 januari 2025 en werd het positief geadviseerd.
Conform art. 29, §3 van het DLB (van toepassing overeenkomstig art. 110 van het DLB) en art. 111 van het DLB moet het BCSD bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vaststellen waarin nadere regels over de werking zijn bepaald, en waarin minstens minstens volgende zaken worden geregeld:
Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderstaand huishoudelijk reglement voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst goed:
Huishoudelijk reglement voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst
Bijeenroeping
Artikel 1
§1 Het bijzonder comité voor de sociale dienst vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen.
§2 De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst beslist tot bijeenroeping van het bijzonder comité voor de sociale dienst en stelt de agenda van de vergadering vast en verricht het voorafgaand onderzoek van de zaken die worden voorgelegd.
§3 De oproeping wordt verzonden via e-mail/E-bestuur mobile. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in art. 7, §1 van dit reglement.
Artikel 2
§1 De oproeping wordt tenminste vijf kalenderdagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
§2 De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
Artikel 3
§1. Leden van het bijzonder comité kunnen uiterlijk drie kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg), die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
§2 De directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg) deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, onmiddellijk mee aan de leden van het bijzonder comité samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen
Besloten vergadering
Artikel 4
§1 De vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst zijn niet openbaar
§2 Gedurende de hele vergadering kunnen aanwezig zijn:
Gedurende de bespreking (niet stemming) van een bepaald punt kunnen aanwezig zijn:
OCMW-raadsleden en de voorzitter en andere leden van het vast bureau die geen lid of (plaatsvervangend) voorzitter zijn van het bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen niet aanwezig zijn op de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Artikel 5
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de vergaderingen van het bijzonder comité bijwonen, zijn tot geheimhouding en discretie verplicht. Ook zijn de voorzitter en leden van het bijzonder comité gebonden door het beroepsgeheim.
Comitéleden en hun voorzitter gaan bijzonder voorzichtig om met alle persoonlijke informatie die ze verkrijgen vanuit hun functie. Dat geldt voor alle persoonlijke informatie, ongeacht de wijze waarop ze verkregen is. Een comitélid of voorzitter zwijgt niet enkel over vertrouwelijke zaken, maar zorgt ook dat persoonlijke informatie die hij/zij op papier of elektronisch bezit, niet in handen van derden (familie, andere partijleden, etc.) terecht kan komen.
Een schending kan leiden tot sancties op basis van de deontologische code, eisen tot schadevergoedingen, maar in uiterste gevallen ook tot strafrechtelijk vervolging.
Informatie voor de comitéleden en voor derden
Artikel 6
§1 De agenda en de besluiten van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden niet bekendgemaakt aan derden. Niet via de webtoepassing van de gemeente of het OCMW en niet via andere kanalen.
§2 Individuele beslissingen worden meegedeeld aan de hulpaanvrager op de wijze voorzien in de specifieke regelgeving waarop de beslissing betrekking heeft. Is er in de specifieke regelgeving geen dergelijke bepaling voorzien, dan gelden de bepalingen uit de wet tot invoering van het "handvest" van de sociaal verzekerde van 11 april 1995.
Artikel 7
§1 Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de sociale verslagen vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst via e-bestuur mobile.
§2 Aan de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst moet, op hun verzoek, door de directeur welzijn en samenleven of door het diensthoofd sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg) technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure en andere informatie die relevant moet worden geacht voor de beoordeling van het dossier.
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg.
Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het comitélid of de voorzitter een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen.
Artikel 8
§1 De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht van inzage in dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager die het bestuur van het OCMW betreffen.
§2 De briefwisseling gericht aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en die bestemd is voor het bijzonder comité voor de sociale dienst, wordt meegedeeld aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
§3 Alle andere documenten en dossiers dan die in art. 7, §1 en art. 8, § 2 en § 3, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst ter plaatse geraadpleegd worden.
Het vast bureau zal de dagen en uren bepalen waarop de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan het vast bureau schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld of aanvraag ontvankelijk is, waarna zij onmiddellijk tijdens de kantooruren de stukken kunnen inzien, tenzij anders wordt overeengekomen met de algemeen directeur.
Het comitélid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§4 De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten.
De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via e-mail aan de algemeen directeur.
De gemotiveerde beslissing tot weigering van het verstrekken van een afschrift wordt uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan betrokken raadslid meegedeeld.
§5 De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken.
Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een inrichting van het OCMW mogen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst zich niet mengen in de werking. De comitéleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
Quorum
Artikel 9
De aanwezigheden van de raadsleden worden genoteerd door de secretaris van het BCSD en steeds in de notulen vermeld.
Artikel 10
§1 Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is.
Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
§2 Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden (inclusief de voorzitter), op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.
Wijze van vergaderen
Artikel 11
§1 De voorzitter zit de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het vastgestelde uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§2 Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in art. 4, §2 van dit reglement.
Artikel 12
§1 De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst geeft kennis van de tot de comité gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die het comité aanbelangen.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij het comité er anders over beslist.
§2 Een punt dat niet op de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden (inclusief de voorzitter). De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 13
§1 Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de leeftijd van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, waarbij de jongste leden eerst het woord krijgen
§2 Indien het bijzonder comité voor de sociale dienst deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van het bijzonder comité wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter of de leden van het BCSD kunnen aan de directeur welzijn en samenleven of aan het hoofd van de sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg) vragen om toelichtingen te geven
Artikel 14
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
Artikel 15
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem/haar tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem/haar het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 16
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.
Van de handelingen die hij/zij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk comitélid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Artikel 17
Geen enkel comitélid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 18
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij/zij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij/zij de vergadering. De leden van het comité moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 19
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij/zij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking
Wijze van stemmen
Artikel 20
§1 Voor elke stemming in het bijzonder comité voor de sociale dienst omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§2 De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Een volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 21
§1 De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen niet geheim.
§2. Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de stemming bij handopsteking
2° de mondelinge stemming;
§3 De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.
Artikel 22
De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 20, § 1 van dit reglement vraagt hij/zij achtereenvolgens welke leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden.
Artikel 23
§1 De mondelinge stemming geschiedt door iedereen van het bijzonder comité ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. De leden doen dat in de volgorde aangewezen door de voorzitter.
§2 De voorzitter stemt als laatste. Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen. De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend als er door zijn stem staking van stemmen is.
Artikel 24
De notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst vermelden, in chronologische volgorde, de beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Er wordt geen zittingsverslag opgesteld, en ook geen video- of audio-opname.
Artikel 25
§1 De notulen van de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden onder de verantwoordelijkheid van de directeur welzijn en samenleven en diensthoofd sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg) opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
§2 De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste vijf kalenderdagen voor de vergadering ter beschikking via e-mail/ E-bestuur mobile.
§3 De voorzitter en elk lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door het bijzonder comité voor de sociale dienst worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en als goedgekeurd met aanpassingen beschouwd en worden ze door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en door de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg ondertekend (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg).
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de door de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg) ondertekend. In het geval het bijzonder comité voor de sociale dienst bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan het bijzonder comité voor de sociale dienst beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§4 Zo dikwijls het bijzonder comité voor de sociale dienst het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg (of zijn vervanger: diensthoofd thuiszorg of een medewerker van de dienst sociale zorg) en de meerderheid van de aanwezige leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (inclusief de voorzitter) ondertekend.
Artikel 26
§1 De reglementen, beslissingen, en briefwisseling van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden ondertekend door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en medeondertekend door de door de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
De beslissingen en akten van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden door hem ondertekend en medeondertekend door de directeur welzijn en samenleven of het diensthoofd sociale zorg.
§2 De stukken, die niet vermeld worden in art. 26, §1 van dit reglement worden ondertekend op wijze door de OCMW-raad bepaald in het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad.
Kader dringende steun
Artikel 27
§1 De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan in dringende gevallen, en binnen de grenzen die bepaald zijn in dit artikel, beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen. Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn.
§2 De geldelijke steunverlening mag per hulpvrager per maand echter niet méér bedragen dan het bedrag van het leefloon van de categorie van de hulpvrager, tenzij de dringende steun het verlenen van een huurwaarborg betreft. In dit geval mag het bedrag niet meer bedragen van € 3.000 per huurwaarborg.
Het bedrag hiervoor bepaald kan te allen tijde door een beslissing van het BCSD worden herzien.
§3 De dringende steun wordt toegekend door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst op voorstel van een maatschappelijk werker na het voeren van een onderzoek omtrent het al dan niet dringend zijn van de steunaanvraag en de gegrondheid van de steunvraag. Van elke dringende steunvraag wordt een gemotiveerde beslissing ‘toekennen dringende steunverlening’ opgemaakt.
§4 De beslissing van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst tot dringende hulpverlening dient op de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst te worden voorgelegd met het oog op de bekrachtiging ervan. Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend.
§5 Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW van de gemeente waar hij zich bevindt
Opheffingsbepaling
Artikel 28
Het huishoudelijk reglement voor het bijzonder comité voor de sociale dienst, zoals goedgekeurd in vergadering van 18 januari 2024 van het bijzonder comité voor de sociale dienst, wordt opgeheven met ingang van 1 maart 2025.
Inwerkingtreding
Artikel 29
Het huishoudelijk reglement voor het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt vastgesteld in vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 februari 2025 en treedt in werking op 1 maart 2025.
Het reglement wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke website.