De Covid-19-crisis en de federaal genomen maatregelen om de verspreiding van dit virus tegen te gaan, dwingen ons ertoe om de zittingen van de vergaderingen van de verschillende lokale bestuursorganen in de maand december 2021 op een aangepaste wijze te laten verlopen, waarbij de principes van tegensprekelijk debat en openbaarheid van bestuur gerespecteerd worden.
Volgende bevoegdheidsgrond en regelgeving is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond
Toepasselijke regelgeving
In deze fase van de pandemie is het aan te raden om maximaal digitaal te vergaderen.
In het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad- en OCMW-raad zijn volgende bepalingen opgenomen:
BIJEENROEPING
Artikel 1
§ 1.
De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.
De voorzitter bepaalt de vergaderplaats van de gemeenteraad. De voorzitter legt de vergaderplaats vast in de oproeping van de vergadering. De locatie moet neutraal zijn.
Indien de vergaderingen van de gemeenteraad omwille van de openbare gezondheid / veiligheid niet fysiek kunnen plaatshebben, kunnen deze onder bepaalde voorwaarden digitaal worden georganiseerd:
De wijze van vergaderen (digitaal) en de motivering (gezondheidssituatie) wordt vastgelegd in een burgemeestersbesluit (politieverordening) op grond van artikels 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet.
De digitale gemeenteraad moet openbaar te volgen zijn via een audiovisuele livestream. Een audiostream volstaat niet om aan de openbaarheid te voldoen. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
De procedure voor geheime stemming moet aan de noodzakelijke democratische voorwaarden voldoen.
Kan aan voldaan worden via MS Teams Meeting in combinatie met OBS Studio om te streamen naar een Youtube kanaal. Bekendmaking aan pers en publiek via website.
In ECHO (notulenbeheersysteem) kan men per agendapunt waarvoor geheime stemming van toepassing is volledig geheim digitaal stemmen.
De zittingen van de digitale gemeente‐ en OCMW‐raad, de raad van bestuur van het AGB en de algemene vergadering van het Zorgbedrijf worden digitaal bijgewoond door de raadsleden, de algemeen directeur en zijn aangestelde medewerkers (adjunct algemeen directeur en medewerker ICT). De uitnodiging van de vergadering mag niet worden doorgestuurd. Externen kunnen niet toegelaten worden tot actieve deelname aan de digitale zitting.
Het openbare deel van de vergadering wordt georganiseerd via een Teams‐vergadering en wordt opgenomen (video, geluid, chats). De opnamen kunnen nadien online worden weergegeven.
Om maximale openbaarheid van de zitting te waarborgen, zal de zitting live worden gestreamd naar een Youtube kanaal met link op de gemeentelijke website.
Indien beslist wordt om een besloten deel aan de vergadering toe te voegen dan wordt een afzonderlijk digitale vergadering hiervoor opgestart op het einde van de zitting. Alle raadsleden dienen dan de geheimhouding van het besloten deel van de vergadering te respecteren. Van het besloten deel van de vergadering wordt uiteraard ook geen opname gemaakt.
Artikel 1: Volgende vergaderingen van de lokale bestuursorganen van Puurs-Sint-Amands worden volledig digitaal georganiseerd via Microsoft Teams:
Artikel 2: De zittingen van de digitale gemeente‐ en OCMW‐raad en de raad van bestuur van het AGB worden digitaal bijgewoond door de raadsleden van de gemeenteraad, de algemeen directeur en zijn aangestelde medewerkers (adjunct algemeen directeur en medewerker ICT). De uitnodiging van de vergadering mag niet worden doorgestuurd. Externen kunnen niet toegelaten worden tot actieve deelname aan de digitale zitting.
Artikel 3: Ingeval van geheime stemming maakt men gebruik van het notulenbeheersysteem 'ECHO' waar men bij het desbetreffende agendapunt volledig geheim digitaal kan stemmen.
Artikel 4: Het openbare deel van de vergadering wordt georganiseerd via een Teams‐vergadering en wordt opgenomen (video, geluid, chats).
Om maximale openbaarheid van de zitting te waarborgen, zal de zitting live worden gestreamd naar een Youtube kanaal met link op de gemeentelijke website.
Indien beslist wordt om een besloten deel aan de vergadering toe te voegen dan wordt een afzonderlijk digitale vergadering hiervoor opgestart op het einde van de zitting. Alle raadsleden dienen dan de geheimhouding van het besloten deel van de vergadering te respecteren. Van het besloten deel van de vergadering wordt geen opname gemaakt.
Artikel 4: Er is zoals gewoonlijk ook nog een audio-opname (gemeente- en OCMW-raadszitting - openbaar gedeelte) die nadien te horen is op onze website.