Terug Raad voor maatschappelijk welzijn

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het Rapport Organisatiebeheersing werkingsjaar 2022.

Elk jaar voor 30 juni moeten de OCMW- en gemeenteraad de jaarrekening van het voorgaande boekjaar vaststellen. De jaarrekening wordt opgemaakt volgens de BBC2020 richtlijnen, waarbij gemeente en OCMW één rapporteringsentiteit vormen en een geïntegreerde jaarrekening opmaken. Juridisch blijven het echter twee aparte entiteiten. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen daarom eerst elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening. Daarna keurt de gemeenteraad het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn, goed. Daardoor stelt de gemeenteraad de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het OCMW definitief vast en kan de gemeente ze voor goedkeuring bezorgen aan de toezichthoudende overheid. 

Voor het financiële boekjaar 2022 werd het ontwerp van jaarrekening Zorgbedrijf Klein-Brabant opgesteld. Dit ontwerp omvat de volgende documenten: de beleidsnota, de financiële nota en de samenvatting van de algemene rekeningen (de balans en de staat van opbrengsten en kosten), met de verplichte toelichtingen bij de financiële nota en de samenvatting van de rekeningen.

De algemene vergadering van het Zorgbedrijf Klein-Brabant heeft de jaarrekening 2022 vastgesteld op 26 juni 2023, vervolgens wordt aan de OCMW-raad van het gekoppelde OCMW gevraagd advies te geven over deze jaarrekening.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.

Door gewijzigde werksituaties en evoluties is een aanpassing van het organogram noodzakelijk.

De aanpassing betreft een aanpassing binnen het beleidsdomein

1) Ondersteuning, met name : 

Informatiemanagement

Wijziging van de functie van technisch medewerker ICT (Cv) naar deskundig medewerker netwerk (Bv)

Lokaal bestuur Puurs-Sint-Amands heeft steeds de keuze gemaakt om Informatiemanagement te positioneren als een hoeksteen van de organisatie. Dit heeft tot gevolg dat er een robuust cybersecuritybeleid is uitgewerkt. Dit beleid heeft ook belangrijke operationele gevolgen voor de organisatie en de afdeling Informatiemanagement specifiek:

• Er is een hoger kennisniveau verwacht van de medewerkers bijvoorbeeld op vlak van de nieuwste ontwikkelingen op security en netwerk vlak.
• De medewerkers moeten meer toepassingen en hulpmiddelen kennen bijvoorbeeld het uitrollen van Endpoint Management van Microsoft.
• De complexiteit van ons netwerk en infrastructuur is verhoogd waardoor er meer ingrepen nodig zijn bij het minder functioneren van deze infrastructuur.

Dit alles maakt dat er meer verantwoordelijkheden gelegd zijn bij de dienst Informatiemanagement en de medewerkers hiervan.

Het veilig maken van onze ICT-omgeving is echter de juiste keuze geweest. Dit is aan te tonen door de recente cyberaanvallen bij lokale besturen. Hoewel ook deze besturen geïnvesteerd hebben in het beveiligen van hun omgeving.

De ervaring van de eerder vernoemde aanvallen naast de ervaring van binnen onze organisatie is dat de cruciale factor de menselijke is. Dit op vlak van

• voorkomen van een cyberaanval door het op de hoogte blijven van nieuwe kwetsbaarheden. Dit gepaard met het tijdig en proportioneel ingrijpen. 
• het tijdig kunnen reageren bij een succesvolle cyberaanval wil ook zeggen dat we tijdig een gelukte cyberaanval moeten opmerken. We hebben hier al stappen in gezet om dit maximaal te automatiseren maar het onderscheiden van een succesvolle aanval en een “false positive” kan enkel een persoon.
• het opnieuw beschikbaar maken van de digitale dienstverlening van een lokaal bestuur vraagt enorme menselijke inspanningen. 

Al de bovenstaande acties verwachten een hoge mate van vertrouwdheid met de infrastructuur en opzet van onze ICT-omgeving. Een vertrouwdheid die op dit moment aanwezig is bij de medewerkers omdat ze organisch meegegroeid zijn met het opzet van deze omgeving. Het behoud van deze kennis en ervaring is dus uitermate belangrijk voor het blijven functioneren van onze ICT-omgeving.

Zoals hierboven vermeld is de verantwoordelijkheid die wordt gevraagd van de medewerkers enorm verhoogd. Hoewel het een gedeelde verantwoordelijkheid is van de dienst Informatiemanagement om de beschikbaarheid van onze omgeving te vrijwaren, is de deskundige netwerk een cruciale schakel. We zien dan ook op de arbeidsmarkt dat het profiel van een ervaren deskundige netwerk zeer gewenst is en daar een aanzienlijke verloning tegenover staat. Dit is binnen onze organisatie niet het geval waar deze is ingeschaald is op niveau Cv.

De verloning van de rol zoals deskundige netwerk moet in verhouding staan met de cruciale positie deze inneemt in onze ICT-omgeving en de verantwoordelijkheden die deze persoon heeft voor het functioneren van de organisatie.

Facilitair beheer

Poets en logistiek

Wijziging van de functie van teamcoördinator poets en logistiek (Bv) naar diensthoofd poets en logistiek (Bx)

Teamcoördinator poets en logistiek heeft er sinds de fusie heel wat taken en verantwoordelijkheden bijgekregen.

Grotere en meer gebouwen die onderhouden dienen te worden en waarvoor logistieke ondersteuning moet voorzien worden en de laatste jaren is dit nog toegenomen (zoals voetbalkantine sportpark de Schans, brede schoolgebouw(en), het Fort …); ondersteuning bij evenementen.

Maar niet alleen qua aantal gebouwen en evenementen, vooral ook werd en is de teamcoördinator verantwoordelijk voor een groter team dan voor de fusie en ook de zaalwachters die voorheen onder de sportdienst zaten zowel bij P als bij SA werden onder de verantwoordelijkheid van de teamcoördinator poets en logistiek gebracht.

Naast dit grote team is er ook nog de coördinatie en opvolging van de schoonmaakfirma’s.

Dit grotere team, meer verantwoordelijkheden en meer domein, gebouwen en evenementen is te vergelijken met de functie van diensthoofd groenbeheer Bx (vroeger teamcoördinator groenbeheer Bv) en diensthoofd openbare werken Bx (vroeger teamcoördinator openbare werken Bv).

2) Dienstverlening, met name :   

Onthaal en burgerzaken

Centraal onthaal en vrijetijds loket

Toevoeging van de functie ‘Digicoach’ (Cv) 

Voor velen is het fijn om op gelijk welk moment zaken te kunnen regelen met de overheid. Voor anderen is het best wennen om online formulieren in te vullen. Zij regelen liever hun zaken op papier en willen persoonlijk contact. Ook wij hebben als Lokaal bestuur zoals de Vlaamse en Federale overheid er voor gekozen om mee in het digitaal verhaal in te stappen (digital first). Maar daarnaast willen we ook telefonisch en fysiek toegankelijk blijven. Daarnaast stellen we vast dat de digitale versnelling van de voorgaande jaren niet zal afremmen. Waar fysiek en digitaal vroeger nog evenwaardig waren, is digitaal nu de eerste, en soms de enige, weg. Dit merken we ook op bij dienstverlening van de Vlaamse en Federale overheden. Ook zij zetten in op digitaliseren, denken we hier maar aan de Jobbonus van Vlaanderen, het aanvragen van het voorlopig rijbewijs M-18, aanvragen van allerlei subsidies… Vanuit dienstverlening vinden we het onze verantwoordelijkheid om in te zetten op het meer digitaal vaardig maken van onze burgers. Als lokale overheid en als meest toegankelijke overheid is hier voor ons een taak weggelegd. Wij zien dus individuele hulpverlening rond digitalisering als een belangrijke opdracht van het lokaal bestuur. Uiteraard moeten wij hier niet blijven hangen in een theoretisch verhaal en moeten we als overheid hier oplossingsgericht en praktisch te werk gaan. De vraag “Hoe blijft een digitaliserende overheid toegankelijk voor iedereen?” is een vraag die we binnen dienstverlening ons dagelijks stellen. We zien dit dan ook als een uitdagende opdracht voor dienstverlening binnen het lokaal bestuur.

Vanuit dienstverlening zien we hier twee pistes waarmee we actief aan de slag gaan / verder willen gaan: We zorgen ervoor dat de digitale aanvragen en afleveringen van producten zo toegankelijk en klantgericht mogelijk worden opgezet. We sturen hier bij vanuit feedback van de burgers, bevragingen en ervaringen van medewerkers. Daarnaast bekijken we kritisch de klantenreis en proberen we de productverantwoordelijken klantgedreven te laten denken. We werken hier nauw samen met de communicatiedienst. Bij het aankopen van nieuwe software om producten te digitaliseren toetsen we dit af aan, wat levert het op voor de klant en wat levert het op voor de organisatie. We zoeken hier dan ook naar een gezond evenwicht bij de keuze van een softwarepakket; dit in samenwerking met de dienst informatiemanagement.

Daarnaast zijn we van start gegaan met het project digicoach, een coach die gestart is vanuit een stage en die nu sinds midden vorig jaar aan de slag is binnen ons Lokaal Bestuur. Zij staat de burger bij met digitale aanvragen specifiek van het lokaal bestuur of van een hogere overheid (aanvraag jobbonus, inschrijving scholen,…). Een project dat regelmatig is geëvalueerd, bijgestuurd en uitgebreid en waar we vanuit dienstverlening sterk in geloven. Naast onze ervaringen merken we dat ook onze andere diensten de meerwaarde van de digicoach accepteren. We denken hier bv. invullen van subsidieaanvragen leefomgeving, hulp aanvraag inname openbaar domein, hulp bij het boeken van een zaal, aanvraag mantelzorgpremie,… waarbij ze de klant graag doorverwijzen naar onze digicoach indien nodig.

Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd akkoord te gaan met de wijzigingen in het organogram dewelke noodzakelijk zijn om een kwalitatieve dienstverlening en continuïteit te voorzien.

Het nieuwe organogram wordt via bijlage te beschikking gesteld van de raadsleden.