Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig artikel: De gemeenteraad stelt onderstaand huishoudelijk reglement voor het gebruik van Park Fort Liezele vast:

Artikel 1. Doel 

De gemeente Puurs-Sint-Amands stelt het Park Fort Liezele ter beschikking voor het inrichten van evenementen.

Artikel 2: Definitie 

Onder volgende begrippen wordt verstaan: 

Evenement: een organisatie van een tijdelijke actie, door één of meerder initiatiefnemers, open voor een ruim publiek op het openbare domein op een vooraf bepaalde plaats en tijdstip.

Evenementenpocket en – weide park Fort Liezele: binnen het park werden verschillende evenementenzones afgebakend waarbij afspraken voor het gebruik worden vastgelegd. Zie bijlage 1 bij dit huishoudelijk reglement.

Artikel 3. Doelgroep 

Dit reglement is van toepassing op eenieder die een evenement organiseert in het Park Fort Liezele (geheel of gedeeltelijk).

De evenementen worden ingedeeld naargelang hun aantal te verwachten bezoekers:

• Evenementen: tussen de 1.000 en 2.000 bezoekers;
• Grote evenementen:  >2000 bezoekers;
• Parkeergelegenheid;

Artikel 4: Voorwaarden:

4.1. Ingebruikname:

• De vergunde evenementenzone in het park wordt de dag van het evenement vanaf 8 uur ter beschikking gesteld. Dit geldt ook voor de opbouwdagen;
• Het is verboden om bomen of heesters te snoeien, graafwerken uit te voeren;
• Bodemverdichting of beschadiging van de parkinfrastructuur dient voorkomen te worden. Waar nodig worden rijplaten gebruikt;
• Er dient bijzondere aandacht besteed te worden aan de bescherming van het bomenbestand in het park. Boomspiegels dienen gevrijwaard te worden van betreding en constructies. Rond de bomen dient een afstand van 2 meter vrij gehouden te worden;  
• Beschermen van laaghangende takken tegen aanrijschade door ofwel de takken omhoog te binden of een boog of gelijkaardige ondersteuning te voorzien. Er worden geen elementen zoals verlichtingselementen, slingers, kabels, banners,… zonder toestemming bevestigd aan de bomen;
• Grasvelden berijden met aangepaste machines op gazonbanden, die geen sporten nalaten in de grasmat;
• Indien er afbakeningen (bv. voor het herstel van grasvelden) zouden zijn, dan mogen deze zones niet betreden worden;
• De wegen/paden zijn aangeduid op de plannen van het park. Enkel de Fortbaan is geschikt voor zwaar en groot gemotoriseerd verkeer. De organisator dient het transport aan te passen aan de wegen/padenstructuur in het park. Indien nodig dient hij over te laden op geschikte lichtere vervoermiddelen. Om schade aan de wegen te voorkomen dient gemotoriseerd verkeer tot een strikt minimum beperkt te worden en bij voorkeur vermeden te worden;
• Er mag niet geparkeerd worden in het park. Stationeren in functie van laden en lossen is enkel toegelaten op de verharde zones. Parkeren is enkel toegelaten op de aangeduide parking vooraan het park (Molenstraat) of in de voorziene pockets, zoals bepaald in de politieverordening;
• Bij het gebruik van gewone sanitaire installaties kan enkel de droogweerafvoer gebruikt worden (aangeduid op het overzichtsplan). Bij het plaatsen van sanitaire installaties op andere plaatsen in het park, kunnen enkel chemische toiletten gebruikt worden. Het is mogelijk om de (vaste) sanitaire unit op vraag en tegen betaling in gebruik te nemen. Verbruiksgoederen zoals toiletpapier zijn ten laste van de organisator;
• De evenementenweide is volledig gedraineerd waardoor op de aangeduide zone op het plan in bijlage geen piketten mogen gebruikt worden. Constructies mogen op geen enkel moment het drainage systeem beschadigen;
• De inkomweg naar de parkbegraafplaats is altijd vrij en over de volledige breedte bereikbaar. Bezoekers aan het evenement hebben geen toegang tot de parkbegraafplaats en de organisator zorgt voor een gecontroleerde toegang;
• Eventuele schade, vastgesteld door de organisator voor aanvang van de opbouw van het evenement, wordt door de organisator gemeld aan het evenementenloket van de gemeente. Indien de organisator geen schade meldt, zal de organisator geen bezwaar kunnen aantekenen bij schade vastgesteld bij controle door de gemeentediensten bij aanleveren materiaal, opbouw, tijdens het evenement, bij de afbouw van het evenement en het opruimen na afloop van het evenement;
• De gebruiker mag geen enkele andere bestemming geven aan het domein dan deze waarvoor de terbeschikkingstelling werd toegestaan;
• Onderverhuring is niet toegestaan;
  

4.2. Promotie voor het evenement

• Bij evenementen wordt duidelijk de naam van de organisator/ organisatie en “Park Fort Liezele” vermeld.
  

4.3. Veiligheid en hygiëne tijdens het evenement

• De organisator houdt zich aan alle geldende wetgeving en bepaling inzake veiligheid, hygiëne, mobiliteit en veiligheid;
• De organisator houdt zich aan alle geldende bepalingen van het park zoals opgenomen in de Algemene en Bijzondere Bestuurlijke Politieverordeningen;
• De organisator is verplicht afspraken te maken met de gemeente-, politie- en/of brandweerdiensten. In samenspraak wordt de inzet van security, stewards, parkeerbegeleiders en fietspatrouilles in en rond het domein vastgesteld;
• De organisator beschikt over een professioneel veiligheids- en mobiliteitsplan. De organisator staat zelf in voor signalisatie en communicatie;
• Mogelijke toestemming voor het gebruik van knalbommen, vuurwerk, rookkanonnen, stroboscopische lazers en verlichting wordt opgenomen in de vergunning;
• De organisator neemt de nodige maatregelen om afval te vermijden. Hij  zorgt voor selectieve/aparte afvalinzameling. Er zijn voldoende inzamelpunten en de organisator zorgt voor de nodige communicatie. De organisator zorgt voor de afvoer van het afval;
• Eetstanden, containers, wagens voor ticketverkoop, diverse constructies… kunnen conform de algemene veiligheidswetgeving en de richtlijnen van het bestuur geplaatst worden op het domein (mits het voorleggen van de nodige veiligheidsattesten);
• Illegale drugs zijn ten strengste verboden;
• De politie kan bijkomende veiligheidsmaatregelen inzake openbare orde, rust, en veiligheid (vastgesteld in een politieverordening) opleggen;
• De organisator voorziet in voldoende sanitaire voorzieningen;
• Buurtbewoners en omliggende horeca worden minimum 10 dagen voor de start van de opbouw op de hoogte gebracht (inclusief actief e-mailadres en mobiel telefoonnummer van de organisatie en dit gedurende de duur van het evenement);
• Geen affiches, promotiemateriaal of voorwerpen aanbrengen op muren, deuren, bomen in het park;
• Bij hoge temperaturen (vanaf 27°C) voorziet de organisator gratis drinkwater.

4.4. Beëindiging van het evenement

• Alle gebruikte zones, inclusief de vaste sanitair unit, worden na gebruik onmiddellijk en uiterlijk de dag volgend op de aanvang van de activiteit tegen 9 uur opgeruimd en schoon gemaakt. Indien dit niet het geval is, zal de gemeente het terrein laten schoonmaken en worden de kosten, zoals voorzien in het retributiereglement, doorgerekend;
• Als bij een controle zou blijken dat een voorgeschreven uit te voeren maatregel niet tijdig of foutief is uitgevoerd, of dat de beschermingsmaatregelen niet worden nageleefd, zal de schade en/of mogelijke gevolgschade integraal aangerekend worden, los van het feit of er op het moment van de overtreding al zichtbare gevolgschade is of niet;
• Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal eerst berekend worden op basis van de door de VVOG (vereniging voor openbaar groen) ontwikkelde waardebepaling;
• Voor beschadigingen wordt een dossier aangelegd en worden administratiekosten conform het retributiereglement aan de organisator van het evenement aangerekend worden;
• Controle wordt uitgevoerd door medewerkers van de technische dienst(en).
  

4.5. Betaling retributie

De tarieven voor het gebruik van de accommodatie worden bepaald in het goedgekeurde retributiereglement dat van toepassing is op het moment van de activiteit waarvoor de accommodatie wordt gereserveerd.

Artikel 5. Procedure

5.1. Aanvraag

Aanvragen voor het organiseren van evenementen verlopen via het e-formulier ‘organisatie evenement in Puurs-Sint-Amands’ op de website www.puursam.be en dit maximum 48 maanden voor het evenement.

De aanvrager/organisator dient meerderjarig te zijn.

De aanvraag bevat volgende documenten:

• Een duidelijke omschrijving van het doel van het evenement
• Een siteplan met aanduiding van de te gebruiken evenementenzones
• Inrichtingsplan: de organisator moet op het plan van het park aanduiden hoe hij het evenement gaat inrichten bij middel van een inrichtingsplan.

          Hierop moet vermeld zijn:

          - plaats van alle tenten, kraampjes, podia, sanitair, …;

          - de toegangswegen die hij gaat gebruiken, de aard van het transport en de voorziene beschermingsmaatregelen;

          - de aanduiding van afsluitingen (nadar/heras/…) en nooduitgangen;

          - de laad- en loszones die gebruikt gaan worden bij het opstellen en afbreken en de stockagezones;

          Het inrichtingsplan moet bij de aanvraag gevoegd worden en is bindend. Er kan enkel van worden afgeweken mits onderlinge instemming;

• De organisator moet een chronologisch schema opstellen waarin hij aangeeft wanneer hij de beschermingsmaatregelen gaat toepassen. Hij moet dit doen in overeenstemming met de leveringen, opbouw en afbraak. Het doel is dat alles zodanig georganiseerd wordt dat op geen enkele manier, op geen enkele plaats en op geen enkel moment gezondigd hoeft te worden tegen de bepalingen in dit document;
• Mobiliteits- en veiligheidsplan (incl. PRIMA-document = plan risico’s manifestaties).

De door de gemeente aangestelde ambtenaar is bevoegd om na te gaan of alle documenten die gevraagd werden in artikel 5.1 effectief bij de aanvraag werden gevoegd. Indien documenten ontbreken, zal de ambtenaar die nog opvragen. Indien de organisator nalaat de nodige documenten in te leveren, zelfs bij uitdrukkelijke vraag van de gemeente, zal de aanvraag onontvankelijk verklaard worden. De ambtenaar formuleert een advies.

5.3. Beslissing

Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing op basis van het geformuleerde advies.

5.4. Kennisgeving van de beslissing

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt per e-mail ter kennis gebracht aan de organisator.

Artikel 6. Verzekeringen

De organisator is verplicht een verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten en indien wettelijk vereist een verzekering objectieve aansprakelijkheid en ontploffing.

De organisator is gehouden afstand van verhaal te doen tegenover de gemeente Puurs- Sint-Amands, haar personeel en haar verzekeringsmaatschappij voor alle schade en ongevallen aan hemzelf of derden toegebracht.

Door het in gebruik nemen van een of meerdere locaties wordt de organisator geacht afstand te hebben gedaan.

Het materiaal van de organisator wordt niet verzekerd door de gemeente.

Artikel 7. Overdracht  

Het is de organisator verboden een gebruiksovereenkomst af te sluiten met derden.

Artikel 8. Annulatie  

Annulatie is enkel schriftelijk mogelijk via het evenementenloket via evenementen@puursam.be. Tot 30 kalenderdagen voor het evenement is de annulatie kosteloos.

Indien de organisator het evenementenloket niet tijdig schriftelijk verwittigt (minder dan 30 kalenderdagen voor de activiteit), zal de volledige retributie worden aangerekend conform het retributiereglement.

Indien noodzakelijk, kan de burgemeester beslissen het evenement af te lasten wegens overmacht. Op dat moment zal de retributie terugbetaald worden. De organisator heeft geen recht op een schadevergoeding als het evenement niet kan doorgaan omwille van overmacht.

Artikel 9. Sancties

Bij niet-naleving van dit huishoudelijk reglement kan de gemeente aan de organisator het gebruik van de locatie (tijdelijk) ontzeggen of bijkomende voorwaarden opleggen. Betwistingen worden voorgelegd aan de gemeente en beslecht door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 10. Controle  

De organisator is steeds verplicht de leden van het college van burgemeester en schepenen en de door hen  afgevaardigde personeelsleden van de gemeente toegang te verlenen tot de gebruikte terreinen om de naleving van de gegeven richtlijnen en toepasselijke reglementen te allen tijde te controleren.  

Artikel 11. Bevoegdheid 

Voor de specifieke voorwaarden van het park -  alle afspraken die gemaakt moeten worden buiten dit reglement -  is het college van burgemeester en schepenen bevoegd. 

Artikel 12. Opheffingsbepaling

Het huishoudelijk reglement voor het gebruik van park Fort Liezele, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van 30 maart 2020, wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2026.

Artikel 13. Inwerkingtreding en bekendmaking  

Dit huishoudelijk reglement werd vastgesteld door de gemeenteraad van 24 november 2025, treedt in werking op 1 januari 2026 en wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikelen 285 t.e.m. 288 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen. De werking van dit reglement wordt geëvalueerd indien de nood zich voordoet.  

De bekendmaking van dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid ter kennis gebracht overeenkomstig artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.