Het Zorgbedrijf Klein-Brabant maakt facturen op voor de verstrekte dienstverlening (verblijf woonzorgcentrum, maaltijdbedeling, ...). Het gebeurt dat deze facturen niet worden betaald. In dat geval zijn er bijkomende administratieve kosten verschuldigd, aangezien de administratie de nodige tijd moet besteden aan de opvolging ervan en het verzenden van aanmaningen.
Volgende bevoegdheidsgrond en regelgeving is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond
Voortaan bepaalt het Boek XIX van het Wetboek economisch recht - Schulden van de consument welke regels er moeten gerespecteerd worden om achterstallige betalingen bij particulieren in te vorderen.
In het boek XIX "Schulden van de consument" wordt iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die op duurzame wijze een economisch doel nastreeft, alsmede zijn verenigingen, als een onderneming aanzien. Het begrip onderneming dient heel ruim geïnterpreteerd te worden, want het verwijst naar iedere economische activiteit die op een duurzame en recurrente wijze wordt uitgeoefend. Onder economische activiteit wordt verstaan het tegen betaling aanbieden van goederen of diensten op een markt. De activiteit geeft aan dat het niet om een eenmalige actie moet gaan, maar om een duurzame activiteit op de markt, waardoor concurrentie met andere ondernemingen ontstaat. Noch de rechtsvorm, noch de wijze waarop de onderneming wordt gefinancierd speelt een rol. Het kan gaan om een natuurlijke persoon, een rechtspersoon, een vereniging of een publiekrechtelijk rechtspersoon. Bijgevolg kan elke entiteit die op duurzame wijze een economische activiteit uitoefent, als een onderneming worden beschouwd, wat dus ook het geval is voor een overheidsinstantie/lokaal bestuur.
Overheidsinstanties worden dus beschouwd als “ondernemingen” voor wat betreft de activiteiten die geen deel uitmaken van hun wettelijke opdracht van algemeen belang.
Zo zal bijvoorbeeld het Zorgbedrijf Klein-Brabant dat maaltijden bedeelt voor dit soort activiteiten als een “onderneming” worden beschouwd.
In het geval dat een zorgbedrijf optreedt als 'onderneming' dient de invorderingsprocedure die t.a.v. consumenten werd voorzien door Boek XIX gevolgd te worden, hetgeen impliceert dat:
- de eerste aanmaning kosteloos moet zijn;
- er een wachttijd van 14 dagen dient gerespecteerd te worden alvorens verdere stappen mogen ondernomen worden of kosten mogen worden aangerekend. De termijn van 14 kalenderdagen start op de derde werkdag na verzending van betaalherinnering per post of op de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering digitaal werd verzonden;
- de kosten die nadien mogen aangerekend worden, wettelijk geplafonneerd zijn tot onderstaand forfaitair schadebeding:
20 euro voor schuldvorderingen kleiner of gelijk aan 150 euro;
30 euro + 10% op schuldvorderingen in de schijf tussen 150,01 euro en 500 euro;
65 euro + 5% op schuldvorderingen in de schijf boven 500,01 euro met een maximum van 2.000 euro;
- te verhogen met de wettelijke verwijlinterest zoals voorzien in art. 5 Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties;
- de wet bepaalde “pauzeknoppen” voorziet waarbij de invorderingsprocedure tijdelijk opgeschort moet worden (bv. indien de consument een afbetalingsplan aanvraagt of schuldbemiddeling aankondigt)
Deze procedure geldt niet voor facturen die ten aanzien van bedrijven worden opgesteld.
Voor schuldinvordering ten aanzien van ondernemingen gelden de regels van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Dit impliceert dat er bij laattijdige of onvolledige betaling vanaf de vervaldatum van de factuur, van rechtswege en zonder voorafgaande kennisgeving of ingebrekestelling, verwijlinteresten, alsook een forfaitair schadebeding aangerekend mogen worden (in de praktijk doorgaans 10% van de hoofdsom), te verhogen met forfaitaire administratiekosten en eventuele bank-, port- en/of transactiekosten voor zover die van toepassing zijn en de desgevallende rechtsplegingvergoeding.
Het bestuur probeert maximaal in der minne in te vorderen. Indien de wanbetaler niet overgaat tot betaling, zal het dossier aan het aangestelde incassobureau worden overgemaakt voor verder gevolg.
De kosten voor het verzenden van aanmaningen worden gedragen vanuit de algemene middelen. Wanneer een schuldenaar echter in gebreke blijft om de openstaande schuldvordering (tijdig) te betalen, kan niet verwacht worden dat het Zorgbedrijf Klein-Brabant, en onrechtstreeks andere belastingplichtigen, mee betalen voor de extra kosten die de invordering van de schuld vergt.
Het getuigt van behoorlijk bestuur om diegenen die laattijdig de door hen verschuldigde sommen betalen en het Zorgbedrijf verplichten om kosten te maken ten gevolge van nalatigheid, administratie- en aanmaningskosten aan te rekenen vanaf de tweede aanmaning. Afhankelijk van de toegepaste procedure worden meer complexe, tijdrovende en arbeidsintensieve handelingen van de administratie verwacht. Wanneer het Zorgbedrijf Klein-Brabant dergelijk procedures niet zou voeren, zou dit een gevoel van straffeloosheid tot gevolg hebben dat een doortastend en correct beleid in de weg zou staan. Omdat dergelijke kosten niet toegelaten zijn in het kader van Boek XIX voor schuldinvordering bij consumenten, kunnen dergelijke kosten enkel aan ondernemingen worden doorgerekend.
Reglementen worden vastgesteld bij beslissing door de raad van bestuur.
Aan de raad van bestuur van het Zorgbedrijf wordt gevraagd het reglement m.b.t. het aanrekenen administratiekosten voor het verzenden van aanmaningen en minnelijke invorderingen vast te stellen met ingang van 1 oktober 2024 (facturen met factuurdatum 1 oktober 2024 en later).
De administratiekosten zijn opgenomen in het meerjarenplan 2020-2026 om aan de voorwaarden tot het bereiken van het financieel evenwicht te voldoen zoals bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
Artikel 1: De raad van bestuur van het Zorgbedrijf Klein-Brabant keurt onderstaand reglement voor het aanrekenen administratiekosten voor het verzenden van aanmaningen en minnelijke invorderingen goed:
Artikel 1: Tarieven
Voor schulden die niet worden betaald volgens de richtlijnen in de desbetreffende reglementen volgt een minnelijke aanmaningsprocedure waarbij volgende administratiekosten aan de wanbetaler worden aangerekend:
1.1. Ten aanzien van consumenten:
- gratis eerste betaalherinnering: 0 euro;
- bij overschrijding van de in de eerste betaalherinnering vermelde termijn, is een forfaitair schadebeding opeisbaar volgens deze wettelijk geplafonneerde bedragen:
- verwijlinteresten op de nog te betalen som, die niet hoger mogen zijn dan de interest tegen de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
1.2. Ten aanzien van ondernemingen:
- eerste betaalherinnering: 0 euro;
- vanaf de tweede betaalherinnering: 20 euro administratiekost + wettelijke verwijlinteresten volgens artikel 5 van de wet handelstransacties vanaf vervaldatum factuur + forfaitaire schadevergoeding ten belope van 10% van de hoofdsom, te verhogen met eventuele bank-, port- en/of transactiekosten voor zover die van toepassing zijn en de desgevallende rechtsplegingvergoeding.
- voor elke volgende herinnering: bovenstaande + 20 euro bijkomende administratiekost;
Deze administratiekosten zijn verschuldigd door de debiteur van de openstaande niet-fiscale schuldvorderingen.
Artikel 3: Wijze van inning
Deze kosten worden geïnd door de financieel beheerder en/of incassobureau.
Artikel 4: Invordering
Er wordt maximaal geprobeerd in der minne in te vorderen. Bij gedeeltelijke betaling worden eerst de eventuele aangerekende invorderingskosten aangezuiverd en vervolgens de verschuldigde hoofdsom.
Bij gebrek aan betaling in der minne, zal de administratiekost burgerrechtelijk ingevorderd worden.
Artikel 5: Inwerkingtreding en bekendmaking
Dit reglement voor het aanrekenen van administratiekosten voor het verzenden van aanmaningen en minnelijke invorderingen werd goedgekeurd door de raad van bestuur van het Zorgbedrijf Klein-Brabant in vergadering van 4 september 2024.
Het reglement treedt in voege op 1 oktober 2024 (factuurdatum 1 oktober 2024 en later) en wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
De bekendmaking van dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid ter kennis gebracht overeenkomstig artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.