Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig artikel: De gemeenteraad keurt onderstaande statuten van de vrijetijdsraad goed:

Artikel 1: Oprichting en doel

Ingevolge de beslissing van de gemeenteraad van 27 januari 2025 wordt in de gemeente Puurs-Sint-Amands een gemeentelijke vrijetijdsraad opgericht in uitvoering van artikel 304 van het decreet over het lokaal bestuur. Via inspraak en participatie helpt de vrijetijdsraad mee aan het uitbouwen van een gemeentelijk beleid om zo het algemeen welzijn van burgers in Puurs-Sint-Amands te bevorderen. De vrijetijdsraad is het overkoepelende adviesorgaan van de gemeente en omhelst het brede vrijetijdsbeleid van het lokale bestuur en bevordert het verbinden van de 8 leefgemeenschappen in Puurs-Sint-Amands.

De concrete taken zijn onder meer de volgende:

a)      Op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden betreffende het vrijetijdsbeleid in de gemeente Puurs-Sint-Amands. Deze advies- en inspraakmogelijkheid slaat op alle aangelegenheden rond het brede vrijetijdsleven in onze gemeente;

b)      Het nemen van initiatieven om de samenwerking en het overleg tussen het verenigingsleven en burgers te bevorderen en te coördineren;

c)      Een systematische doorstroming van informatie over het brede gemeentelijke (vrijetijds)beleid van en naar verenigingen en geëngageerde burgers;

d)      Het Nederlandstalige culturele leven bevorderen door het organiseren van culturele, sociale, vormende en ontspannende activiteiten voor de inwoners van Puurs-Sint-Amands.

Artikel 2: Samenstelling van de vrijetijdsraad

We streven naar een soepele en werkbare structuur om een dynamisch adviesraad te kunnen vormen gebaseerd op vrijwillig engagement en een zo ruim mogelijke inspraak.

De gemeentelijke vrijetijdsraad is samengesteld uit een algemene vergadering en (eventuele) werkgroepen.

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 3: Doelstelling van de algemene vergadering

• De algemene vergadering heeft als taak over de doelstellingen, zoals beschreven in artikel 1, te waken en uit te voeren;
• De algemene vergadering bepaalt de werking en bekrachtigt de voorstellen en adviezen naar de gemeente;

Artikel 4: Samenstelling van de algemene vergadering

• De algemene vergadering heeft een open, Nederlandstalig en pluralistisch karakter, zodat iedere geïnteresseerde burger hiervan deel kan uitmaken. De vrijetijdsraad kan slechts burgers opnemen, die de principes en de regels van de democratie aanvaarden en naleven.
• Wie is er lid:   
• afgevaardigden van Nederlandstalige verenigingen;
• individuele burgers al dan niet verbonden aan een vereniging;
• enkel wie in Puurs-Sint-Amands woont of een aangeduide vertegenwoordiger van een Nederlandstalige vereniging van Puurs-Sint-Amands kan lid zijn van de algemene vergadering;
• wie een politiek mandaat uitoefent, kan geen lid zijn van de vrijetijdsraad;

Artikel 5: Lidmaatschap

• Stemgerechtigde leden

1. Elke erkende vereniging, instelling of organisatie die een regelmatige en actieve werking heeft voor hoofdzakelijk burgers van Puurs-Sint-Amands of binnen het grondgebied van de gemeente gelegen is, kan participeren in de vrijetijdsraad en kan max. 2 stemgerechtigde personen afvaardigen. De afgevaardigde personen mogen wisselen.

Samen met het jaarlijkse erkennings- en subsidiedossier geeft de erkende vereniging een algemeen contactadres voor de correspondentie i.v.m. adviesraad door. De afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de erkende vereniging en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:

• gemotiveerd en geïnteresseerd zijn in de adviesraadwerking en/of het gemeentelijk beleid;
• de doelstellingen van de vrijetijdsraad onderschrijven;
• minimaal 16 jaar zijn;

2. Elke niet erkende vereniging van Puurs-Sint-Amands kan max. 1 stemgerechtigd lid afvaardigen op de algemene vergadering van de vrijetijdsraad. De afgevaardigde wordt in volle vrijheid aangeduid door de vereniging via een aanvraag (link formulier) en moet voldoen aan volgende voorwaarden: 

• gemotiveerd en geïnteresseerd zijn in de adviesraadwerkingen/of het gemeentelijk beleid;
• de doelstellingen van de vrijetijdsraad onderschrijven;
• minimaal 16 jaar zijn;
• Nederlandstalig zijn.

• Niet - stemgerechtigde leden

De door de algemene vergadering omwille van deskundigheid opgenomen leden en vertegenwoordigers van een politieke partij.

Artikel 6: Hernieuwing en beëindiging lidmaatschap

Jaarlijks wordt het lidmaatschap van leden van erkende verenigingen hernieuwd via het erkennings- en subsidiedossier. Lidmaatschap van niet erkende verenigingen en van geïnteresseerde inwoners van Puurs-Sint-Amands wordt automatisch verlengd (maximaal tot einde legislatuur).

Aan een mandaat van een lid van de algemene vergadering komt een einde door:

• door de intrekking van de opdracht door de vereniging welke zij vertegenwoordigen;
• overlijden van het lid;
• aanvaarden van een politiek mandaat;
• de aanvaarding van een professionele taak binnen het gemeentelijk inspraakbeleid en het vrijetijdsbeleid;
• op een schriftelijk gemotiveerd voorstel van minimaal 5 leden van de vrijetijdsraad kan de algemene vergadering bij 51% meerderheid van de aanwezigen beslissen een lidmaatschap in te trekken indien deze persoon zich niet in overeenstemming met de statuten gedraagt;
• melding per mail of brief van beëindiging engagement als geïnteresseerde burger of vertegenwoordiger;
• rechtsonbekwaamheid van het lid.

Artikel 7: Bevoegdheden

Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoort:

• bespreken en goedkeuren van adviezen aan het gemeentebestuur, waaronder een advies over het gemeentelijk meerjarenplan met bijhorende begroting en de algemene beleids- en beheersplannen van het lokale bestuur;
• het oprichten, coördineren, evalueren en afschaffen van werkgroepen en het aanduiden van de eindverantwoordelijken;
• het bevorderen van de wisselwerking en de samenhang tussen de werkgroepen, verenigingen en burgers;
• beslissen over het organiseren van een gezamenlijke activiteit;
• opzetten van informatieve en vormende sessies in het kader van gemeenschapsvorming;
• het oprichten van werkgroepen;
• het verkiezen van de leden van het bestuur.

Artikel 8: Rechtsgeldigheid 

• De vrijetijdsraad streeft altijd naar beslissingen rond advies bij overeenstemming;
• Om geldig te kunnen stemmen moet steeds de 1/2^de  + 1 van de aanwezige en stemgerechtigde leden akkoord zijn (stemming bij gewone meerderheid);
• Voor de wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement moet minstens 2/3^de  van de aanwezige en stemgerechtigde leden akkoord zijn (stemming bij 2/3 meerderheid);
• Ten hoogste 2/3^de van de aanwezige, stemgerechtigde leden van de vrijetijdsraad mag van hetzelfde gender zijn.

 Artikel 9: Oproeping, agenda en verslag

De algemene vergadering van de vrijetijdsraad vergadert elk werkjaar minstens 2 keer op uitnodiging van het gemeentebestuur of op uitnodiging van minstens 1/2 van de leden of op aanvraag van een werkgroep.

De vrijetijdsraad kan naar eigen believen extra bijeenkomsten plannen al dan niet rond een specifiek thema.

De gemeente neemt de secretariaatsfunctie op.

Artikel 10: Vergaderingen

• De agenda wordt opgemaakt door de secretaris van de vrijetijdsraad in samenspraak met het bestuur van de vrijetijdsraad;
• Het secretariaat zorgt ook voor uitnodigingen, het verslag en de verspreiding ervan;
• Ieder lid van de vrijetijdsraad kan onderwerpen aanbrengen voor de agenda van het overleg;
• Binnen de vrijetijdsraad is er ruimte voor de werking van de deelraden (jeugdraad en seniorenraad) en is er ruimte om themagericht te overleggen, informeren en adviseren (sport, cultuur, …);
• Indien nodig kan de vrijetijdsraad beslissen om uit eigen beweging bevragingen op te stellen rond een specifiek thema om adviezen van de vrijetijdsraad te onderbouwen;
• De samenstelling van de vrijetijdsraad is pluralistisch;

BESTUUR

Artikel 11: Verantwoording
Het bestuur rapporteert aan de algemene vergadering. Elk lid van de vrijetijdsraad heeft het recht vragen te stellen, of aanvullingen te formuleren i.v.m. de door het bestuur behandelde onderwerpen.
Het bestuur (of een bestuurslid) kan door de algemene vergadering ontslagen worden uit zijn/haar functie. Hiervoor moet minstens 2/3 van de leden aanwezig zijn en wordt er beslist door gewone meerderheid. Anderzijds kan het bestuur bij herhaaldelijke afwezigheden van bepaalde bestuursleden het ontslag aan de algemene vergadering vragen.
Het bestuur komt minimaal 4 keer per jaar samen.

Artikel 12: Samenstelling
Elk lid van de vrijetijdsraad van 18 jaar of ouder kan zich kandidaat stellen voor het bestuur.
Kandidaten voor het bestuur worden door de algemene vergadering verkozen / goedgekeurd.
Het bestuur streeft naar een samenstelling die:

• maximaal 12 leden heeft;
• ambassadeurs uit alle 8 leefkernen van Puurs-Sint-Amands heeft;
• ambassadeurs uit verschillende aspecten van de brede vrijetijdsbeleving heeft.

Artikel 13: Bevoegdheden

Tot de bevoegdheid van het bestuur behoort:

• het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de vrijetijdsraad. Ze beheren de vragen die vanuit de leden en het gemeentebestuur binnenkomen en bepalen de te nemen actie;
• het voorbereiden van adviezen voor de algemene vergadering;
• het voorbereiden van inhoudelijke en bestuurlijke zaken;
• het voorbereiden van de algemene vergadering en de agenda hiervan;
• het voorzitten en leiden van de algemene vergadering. Het bestuur duidt per algemene vergadering een ’coördinator’ aan die de algemene vergadering leidt;
• rapporteert over de werkgroepen in de algemene vergadering.

WERKGROEP

Artikel 14: Verantwoording

Uit de aanwezige deelnemers aan de werkgroep wordt een secretaris en voorzitter gekozen die rapporteren aan de algemene vergadering.

Elk lid van de vrijetijdsraad heeft het recht vragen te stellen, of aanvullingen te formuleren i.v.m. de door de werkgroep behandelde onderwerpen.

Artikel 15: Samenstelling

De algemene vergadering en het bestuur kunnen steeds werkgroepen oprichten, al dan niet tijdelijk van aard. In deze werkgroepen zetelen:

• er is minstens 1 bestuurslid betrokken bij een werkgroep;
• elk lid van de vrijetijdsraad en/of geïnteresseerde kan hieraan deelnemen;
• deskundigen kunnen omwille van hun expertise betrokken worden bij een werkgroep.

Artikel 16: Bevoegdheden

Tot de bevoegdheid van de werkgroepen behoort:

• adviezen, voorstellen en activiteiten uitwerken rond de thema’s, interessepunten of problemen waarvoor ze opgericht zijn;
• rapporteren aan het bestuur over hun bijeenkomsten;
• deze activiteiten en voorstellen worden aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd.

AFSPRAKEN MET HET LOKALE BESTUUR

Artikel 17: Ondersteuning vanuit de gemeente

De gemeente stelt onderstaande ter beschikking van de vrijetijdsraad:

a)      voldoende werkingsmiddelen;

b)      een vergaderlokaal;

c)      administratieve hulp, inzonderheid voor het secretariaatswerk van de adviesraad;

Artikel 18: Afspraken met het lokale bestuur betreffende informatie-uitwisseling

a)      Het college van burgemeester en schepenen zullen hun vragen tot advies steeds schriftelijk stellen met:

• een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;
• opgave van de wettelijke en financiële voorwaarden waarmee rekening moet gehouden worden;
• een lijst van de beschikbare documenten rond het thema;

b)      De vrijetijdsraad krijgt de gewenste informatie die hij nodig heeft om advies op te stellen, van het gemeentebestuur, tenzij hiertegen wettelijke bezwaren bestaan.

c)      Het gemeentebestuur voorziet voldoende tijd om een antwoord te krijgen op een adviesvraag. Elke adviesvraag wordt door het gemeentebestuur overgemaakt aan de participatieambtenaar. Deze agendeert de adviesvraag op het gepaste forum van de vrijetijdsraad of zet hier een specifieke werkgroep rond op.

d)      Alle adviezen van de vrijetijdsraad, deze op eigen initiatief en deze op vraag van het gemeentebestuur, worden overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.

e)      Het college van burgemeester en schepenen zal steeds binnen de vier weken (te rekenen vanaf de kennisneming) op een advies van de vrijetijdsraad schriftelijk en gemotiveerd melden welk gevolg aan het advies van de vrijetijdsraad gegeven wordt of welke procedures men nog zal volgen voor men tot een besluit komt. In dit laatste geval zal men ook een vermoedelijke datum vermelden waarop men tot een besluit zou komen.

Artikel 19: Openbaarheid 

De algemene vergadering en de verslagen ervan zijn openbaar.

Deze kunnen steeds via de website van Puurs-Sint-Amands geraadpleegd worden.

Artikel 20: Wijziging statuten

Elk voorstel tot wijziging komende vanuit de gemeente wordt voorgesteld aan de vrijetijdsraad.

Elk voorstel tot wijziging komende vanuit leden van de vrijetijdsraad wordt binnen de algemene vergadering van de vrijetijdsraad besproken.

De statuten kunnen gewijzigd worden met een 2/3^de meerderheid in de algemene vergadering, gevolg door een beslissing van de gemeenteraad.

Artikel 21: Opheffingsbepaling 

Artikel 22: Goedkeuring en inwerkingtreding

De statuten werden goedgekeurd door de gemeenteraad van 23 juni 2025 en treden in werking vanaf 1 juli 2025.