Besluit  Raad van bestuur AGB

Deontologische code voor de lokale mandatarissen  

Inleiding 

Deze deontologische code geeft lokale mandatarissen een kader waarbinnen ze  hun mandaat moeten uitoefenen. De samenleving stelt, terecht, hoge eisen aan mandatarissen.  Als lokaal geëngageerd politicus is men kwetsbaar. De deontologische code is in de eerste plaats dan ook niet gemaakt om te bestraffen, maar om een veilige omgeving te creëren waarbinnen de lokale mandatarissen moeten werken. De code is  een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat. Dit handelen steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.  

Deel 1. Toepassingsgebied

Artikel 1 

De “deontologische code voor lokale mandatarissen”, hierna deontologische code genoemd, omvat het geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes dat de lokale mandatarissen tot leidraad dient bij de uitoefening van hun mandaat en bij dienstverlenende activiteiten ten behoeve van de bevolking.  

Onder “lokale mandatarissen” moeten worden begrepen: 

Voor de gemeente 

• de voorzitter van de gemeenteraad; 

• de gemeenteraadsleden; 

• de burgemeester; 

• de schepenen; 

Voor het OCMW 

• de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn; 

• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn; 

• de voorzitter van het vast bureau; 

• de leden van het vast bureau; 

• de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst; 

• de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst; 

Lokale mandatarissen die namens de gemeente / het OCMW / het AGB andere mandaten bekleden, zijn er in die hoedanigheid eveneens toe gehouden de bepalingen van de deontologische code na te leven. Zij zullen er tevens over waken dat zij, ook buiten het kader van deze mandaten, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die afbreuk doen aan de eer en waardigheid van hun ambt.  

Artikel 3 

De in de onderhavige code gehanteerde begrippen “burger” en “bevolking” moeten aldus begrepen worden dat zij ook slaan op groepen, verenigingen, bedrijven, en andere organisaties of entiteiten die particuliere belangen nastreven of behartigen.  

Deel 2. Gedragsregels 

Artikel 4 – Voorkomen van (de schijn van) belangenvermenging en cliëntelisme 

4.1  

Een lokale mandataris staat in al zijn handelen, in het besluitvormingsproces en in het contact met burgers, steeds in dienst van het algemeen belang.   

4.2  

Een lokale mandataris gaat actief en uit zichzelf alle vormen van belangenvermenging (en de schijn ervan) tegen.  

Dit betekent dat:  

• een lokale mandataris de (in de regelgeving bepaalde) met het ambt onverenigbare functies niet vervult en erover waakt geen verboden handelingen uit te voeren of verboden overeenkomsten aan te gaan;  

Onverenigbaarheden: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 10 

Verboden handelingen: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 27, §2  

• een lokale mandataris niet deelneemt aan een bespreking en stemming, noch probeert het proces van besluitvorming in een andere fase van de besluitvorming in zijn voordeel te beïnvloeden, wanneer er sprake is van een beslissing waarbij belangenvermenging speelt;  

Gedrag bij stemming en beraadslaging: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 27 §1 en §4  

Gedrag bij stemming en beraadslaging: Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 6 

Gedrag bij stemming en beraadslaging: Burgerlijk Wetboek, artikel 1596  

• een lokale mandataris bij contacten met de burger het algemeen belang vooropstelt en niet de schijn wekt dat door politieke tussenkomst particuliere belangen (kunnen) begunstigd worden (cliëntelisme).  

4.3 

Een lokale mandataris vervult de rol van aanspreekpunt en informatiebemiddelaar voor de burger steeds op neutrale basis, zonder persoonlijke bevoordeling van een of meerdere burgers in een dossier dan wel het wekken van de schijn daarvan.   

De lokale mandatarissen verwijzen de vraagsteller, zoveel mogelijk, naar de bevoegde administratieve, gerechtelijke of particuliere diensten. Waar het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachten- of ombudsdienst.  

Artikel 5 – Tegengaan van oneigenlijke beïnvloeding en de schijn ervan 

5.1  

Een lokale mandataris mag zijn invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door, noch aanbieden voor geld, goederen, diensten of andere gunsten die hem gegeven of beloofd werden.  

Regelgeving inzake corruptie: Strafwetboek, artikel 245  

5.2  

Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van beïnvloeding en partijdigheid tegengaan. De mandataris doet dit door:  

• geen geschenken, diensten of andere voordelen te aanvaarden, behalve diegene die van een geringe geldwaarde zijn (zoals een bloemetje) en waarbij het beeld van beïnvloeding minimaal is;  

• niet in te gaan op uitnodigingen betaald door anderen, behalve als deze direct relevant zijn voor de goede invulling van het ambt, functioneel zijn opgezet en van (relatief) beperkte waarde zijn. Bovendien houdt de mandataris rekening met de timing en context waarbinnen de uitnodiging wordt gedaan, met het doel de schijn van beïnvloeding te minimaliseren.  

5.3  

Het geven van geschenken aan, dan wel het uitnodigen van derden gebeurt nooit in eigen naam, maar altijd in naam van het lokaal bestuur. Daarbij zal men er steeds waakzaam voor zijn alle vormen van partijdigheid, bevoordeling en/of uitsluiting te vermijden.  

5.4  

De lokale mandatarissen accepteren geen geschenken, faciliteiten of diensten indien hun onafhankelijke positie hierdoor beïnvloed kan worden. In onderhandelingssituaties weigert men door betrokken relaties aangeboden geschenken of andere voordelen.

Artikel 6 – Verantwoord gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur 

Terugbetaling en verantwoording kosten: Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris, artikel 35  

6.1  

Een lokale mandataris gebruikt de voorzieningen en eigendommen van het lokaal bestuur niet voor privédoeleinden.    

6.2  

Lokale mandatarissen gaan verantwoord en op een sobere wijze om met de publieke middelen en vergoedingen die tot hun beschikking staan.   

6.3  

Lokale mandatarissen die gebruik maken van de onkostenvergoedingen leggen hier op een transparante wijze en volgens de afgesproken procedure verantwoording over af. 

Bepaling van en procedure voor terugbetaling specifieke kosten (huishoudelijk reglement): Decreet Lokaal Bestuur, artikel 38  

Artikel 7 – Zorgvuldige omgang met informatie 

7.1  

De lokale mandataris bewaakt het geheime karakter en de vertrouwelijkheid van informatie. Dit betekent dat de mandataris: 

• het beroepsgeheim eerbiedigt wanneer hij kennisneemt van geheime informatie;  

Beroepsgeheim: Strafwetboek, artikel 458   

• zich gebonden weet door de geheimhoudingsplicht voor de feiten, meningen en overwegingen gedeeld tijdens een besloten vergadering.  

Geheimhoudingsplicht: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 29, §4 

Openbaarheid van de vergadering: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 28 

Vertrouwelijkheid van informatie: Wet van 27 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, artikel 10, §2 

Gegevensbescherming: Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016  

Een uitzondering kan worden gemaakt wanneer de wet de openbaarheid voorschrijft.  

Toegang tot bestuursdocumenten: Bestuursdecreet, art. II.26 e.v.  

7.2  

Lokale mandatarissen gaan discreet en voorzichtig om met de informatie waartoe zij toegang hebben.  

Dit houdt onder andere in dat de mandataris:  

• over (nog) niet openbare informatie niet communiceert;  

• feiten en omstandigheden ten aanzien van derden in de juiste context plaatst.  

7.3  

Artikel 10: Het signaleren van vermoedens van schendingen van de deontologische code  

10.1 

Wanneer een lokale mandataris eraan twijfelt of een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kaart de mandataris dit bij voorkeur aan bij de mandataris in kwestie. Indien er goede redenen zijn om dit niet te doen, dan zal de mandataris de kwestie voorleggen aan de algemeen directeur. Al dan niet na een gesprek met de algemeen directeur, kan de mandataris overgaan tot een formele melding bij de voorzitter van de deontologische commissie. Vanaf dit moment start het formele handhavingsproces onder mandaat van de deontologische commissie.  

10.2 

De volgende personen kunnen een melding van een schending van de deontologische code doen bij de deontologische commissie:  

• alle lokale mandatarissen van het lokaal bestuur;  

• de algemeen directeur, indien de algemeen directeur zelf een vermoeden van een schending heeft, dan wel in naam van een personeelslid van het lokaal bestuur 

Artikel 11: Het duiden en onderzoeken van vermoedens van schendingen van de deontologische code  

11.1  

De gemeenteraad richt een deontologische commissie. Deze commissie waakt over de naleving van de deontologische code door alle lokale mandatarissen.  

Het doel van de deontologische commissie is eerst en vooral het bevorderen van het zelfcorrigerend vermogen van het lokaal bestuur.  

a. Samenstelling 

• Deze deontologische commissie is samengesteld uit dertien raadsleden af te vaardigen door de gemeenteraad. Alle fracties, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, maken deel uit van die deontologische commissie en vaardigen hierin minimaal één raadslid af per fractie. De specifieke samenstelling van deze commissie gebeurt pro rata de politieke samenstelling van de gemeenteraad. De gemeenteraad kiest een voorzitter van de deontologische commissie. Onafhankelijke raadsleden zijn geen onderdeel van een fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.   

• Gaat het om een mogelijke schending van de code door een lid van de commissie, dan mag tijdens de hele procedure (beraadslaging, besluitvorming), dit lid niet aanwezig zijn. Dit lid mag zich bij de beraadslaging en besluitvorming dan wel laten vertegenwoordigen door een raadslid van zijn fractie.    

• De leden van de deontologische commissie zijn lokale mandatarissen uit het eigen lokaal bestuur. Alleen in het geval van een eenmansfractie kan deze fractie overgaan tot het selecteren van een mandataris van een andere fractie dan wel een niet-raadslid.   

• Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad.  

• De deontologische commissie kan externe expertise inroepen wanneer dit nodig wordt geacht. De inschatting of dit nodig is wordt bij de algemeen directeur gelegd, die hierin zelfstandig kan handelen.   

• De algemeen directeur vervult de rol van secretaris in de deontologische commissie en voert onder mandaat van de commissie de ontvankelijkheidstoets en het vooronderzoek uit, mogelijk ondersteund door interne en/of externe specialisten.   

• Wanneer de algemeen directeur zelf betrokken is bij een melding, dan wel om legitieme redenen geen rol kan spelen in het proces, zal deze worden vervangen door het daartoe aangewezen personeelslid. Het vooronderzoek kan indien noodzakelijk ook extern worden gevoerd.    

b. Bevoegdheid  

• Het geven van adviezen en aanbevelingen aan de raad over de inhoud van deze code met het oog op het bijsturen ervan of op de toepassing van de code op een voorliggend vraagstuk.   

• Het opmaken van een verslag ter voorbereiding op de evaluatie van de deontologische code door de raad (zie art. 13).   

• Het ontplooien van initiatieven en opleidingen ter sensibilisering op thema’s rondom integriteit, deontologie en de deontologische code.   

• Het zelf uitvoeren, dan wel mandateren, van de voorgeschreven stappen in het proces, van melding tot en met afronding van een melding van een vermoeden van schending van de code.  

• Het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van deze code door een mandataris.    

c. Werking  

• De voorzitter van de deontologische commissie is verantwoordelijk voor de oproeping en stelt de agenda op.   

• De voorzitter roept de commissie bijeen wanneer dat nodig is conform art. 11.5  van deze code.   

• De commissie streeft naar unanimiteit in haar oordeel. Als dit niet mogelijk blijkt, zal er hoofdelijk worden gestemd. Een simpele meerderheid volstaat dan.    

• De vergaderingen van de deontologische commissie zijn niet openbaar.   

11.2 

De deontologische commissie mandateert de algemeen directeur om een ontvankelijkheidstoets uit te voeren. De algemeen directeur kan daarin bijgestaan worden door interne en/of externe experten.  

Om de ontvankelijkheid te onderzoeken zal altijd een gesprek plaatsvinden met de melder. Een melding is ontvankelijk wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:  

• de melding betreft een individuele (zittende) lokale mandataris; 

• het staat vast dat het gaat om een vermoedelijke schending van de deontologische code (en niet bijvoorbeeld om een schending binnen de privésfeer);  

• de melding is voldoende betrouwbaar en concreet (er wordt gekeken naar de kwaliteit van de bron(nen) en de feitelijkheid van de melding);  

• de melding is in alle redelijkheid onderzoekbaar en heeft onderzoek nodig (niet alle vermoedens zijn onderzoekbaar of vragen om onderzoek - denk aan een schending van art. 8 (interpersoonlijke schendingen), waarbij geen getuigen van het voorval aanwezig zijn).   

Iedere melding wordt vertrouwelijk behandeld. In deze fase is de naam van de melder en degene over wie de melding gaat slechts bekend bij de leden van de deontologische commissie en bij de eventueel door de algemeen directeur aangestelde experten.    

11.3 

De algemeen directeur formuleert een ontvankelijkheidsadvies en maakt dit over aan de voorzitter van de deontologische commissie die beslist over de ontvankelijkheid. 

Wanneer de beslissing luidt dat een melding ontvankelijk is, neemt de algemeen directeur de onderzoeksvraag op in het advies aan de deontologische commissie.    

Wanneer een melding niet-ontvankelijk is, betekent dit meteen het einde van de formele procedure. De melder wordt hierover schriftelijk geïnformeerd door de algemeen directeur, in naam van de deontologische commissie.    

Een melder kan een melding ook zelf intrekken. Wanneer het om een interpersoonlijke schending gaat, betekent dit in principe het einde van de formele procedure. Bij een schending van de andere gedragsregels (bijvoorbeeld belangenvermenging) zal de formele procedure door blijven lopen. De melding is in dit geval niet gebonden aan degene die de melding doet.    

11.4 

Bij een ontvankelijke melding start de algemeen directeur, onder mandaat van de commissie, een vooronderzoek. De algemeen directeur kan zich hierbij door interne en/of externe experten bij laten staan.    

De vermeende schender wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van het vooronderzoek door de algemeen directeur, behalve wanneer de commissie acht dat dit het vooronderzoek kan schaden. De vermeende schender wordt erop gewezen dat deze zich tijdens het proces mag laten bijstaan door een raadspersoon naar keuze.    

De commissie bepaalt waaruit het vooronderzoek zal bestaan. Het vooronderzoek bestaat in ieder geval uit:  

• het in kaart brengen van de feitelijke situatie waarop de melding van toepassing is;  

• het nagaan van de beschikbaarheid van relevante (administratieve en feitelijke) informatie;  

• het nagaan van de relevante regelgeving;  

• een gesprek met de vermeende schender, behalve wanneer dit het vooronderzoek kan schaden.  

11.5 

De algemeen directeur brengt schriftelijk advies uit aan de deontologische commissie op basis van het vooronderzoek.    

Het conceptadvies wordt eerst ter lezing voorgelegd aan de voorzitter van de commissie. Vervolgens wordt het concept ter inzage voorgelegd aan de vermeende schender, zodat deze de kans heeft schriftelijke opmerkingen te formuleren bij het conceptadvies. Deze opmerkingen worden als bijlage toegevoegd aan het schriftelijk advies aan de commissie.  

Het advies van de algemeen directeur, waarover de deontologische commissie beraadslaagt, beslaat in principe vijf mogelijke scenario’s waarop de commissie zich zal richten:  

• Er zijn geen gronden gevonden voor een verder onderzoek of oordeel, of de melding betreft een dusdanige milde vorm van een schending dat ze afgedaan kan worden met het individueel aanspreken van de vermeende schender.  

• De vermeende schender heeft de schending erkend, zodat verder onderzoek door de commissie niet nodig is. De commissie wordt geadviseerd het dossier formeel af te sluiten en te komen tot een inschatting van de ernst van de schending.  

• Er zijn voldoende gronden om te spreken van een deontologische schending. De deontologische commissie wordt geadviseerd om tot een eigen toetsing van de schending te komen en een inschatting te maken van de ernst.  

• Er zijn voldoende gronden om te spreken van een deontologische schending. Er is echter nood aan verder onderzoek. De commissie wordt geadviseerd over de onderzoeksvraag, wie het onderzoek zou moeten opstarten/uitvoeren (de Vlaamse Regering/de provinciegouverneur, Audit Vlaanderen, een integriteitsspecialist, …) en wat de termijnen zijn.  

• Er is een gegrond vermoeden van een strafrechtelijk vervolgbaar feit. De deontologische commissie wordt geadviseerd een zelfstandige beslissing te nemen om de melding neer te leggen bij de politie/het parket.  

11.6  

De deontologische commissie oordeelt op basis van het advies van de algemeen directeur over de te nemen vervolgstappen.    

De melder en de vermeende schender hebben het recht om in deze fase te worden gehoord door de deontologische commissie. Voor beiden geldt dat zij zich in deze kunnen laten bijstaan door een raadspersoon. Geen van de partijen is verplicht zich te laten horen.    

De commissie kan in het kader van het vooronderzoek ook getuigen horen.    

Na het bestuderen van het advies van de algemeen directeur en het horen van de betrokkenen bespreekt de commissie het vermoeden van schending en wordt een gemotiveerd advies overgemaakt aan de raad.  

 De wijze van communiceren vanuit de raad over de voorliggende zaak is onderdeel van het advies van de deontologische commissie.    

Indien de deontologische commissie een schending heeft vastgesteld – omdat de schender deze heeft toegegeven of omdat ze uit het onderzoek is gebleken – dan neemt ze in haar advies ook de meest passende, proportionele vorm van afhandeling op, inclusief een beschrijving van de verzwarende en verzachtende omstandigheden bij het voorstel van afhandeling.    

Er wordt een uitzondering gemaakt op deze regel wanneer:  

• er eerst een vervolgonderzoek nodig wordt geacht. Dit vraagt om beoordeling van de rapportage op het vervolgonderzoek.  

• er melding wordt gedaan bij de Vlaamse Regering/Audit Vlaanderen, dan wel wanneer er een politionele aangifte is gedaan. In dit geval informeert de commissie de raad over de genomen stap.    

De commissie streeft in haar oordeel naar unanimiteit. Een simpele meerderheid van uitgebrachte stemmen volstaat om tot een oordeel te komen. Indien er evenveel stemmen voor als tegen een oordeel zijn, dan heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.    

Een lid van de commissie kan ervoor kiezen een afwijkend standpunt op te tekenen en, met het advies aan de raad, mee te sturen.    

Artikel 12: Het zich uitspreken over schendingen van de deontologische code  

12.1  

De raad beoordeelt of een mandataris een schending heeft begaan. Hij doet dit op basis van het gemotiveerd advies van de deontologische commissie.   

Als de raad beslist om af te wijken van het advies, dan moet de vermeende schender de kans krijgen om zich tijdens de besloten zitting van de raad uit te spreken over de beslissing.    

Wanneer de raad vaststelt dat de deontologische code geschonden werd door een mandataris van het lokaal bestuur, dan kan de raad:  

• het gedrag van de mandataris uitdrukkelijk afkeuren;  

• vragen dat de mandataris zich publiekelijk verontschuldigt;  

• een dossier overmaken aan de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen bij kennelijk wangedrag of grove nalatigheid van of door de burgemeester, een schepen, de raadsvoorzitter of de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst.    

12.2 

Via de raadsvoorzitter en de burgemeester communiceert de raad over haar oordeel en (indien mogelijk) de gronden daarvan. De deontologische commissie adviseert de raad voor haar communicatie.    

Artikel 13: Het evalueren van de deontologische code  

Minimaal één keer per bestuursperiode evalueert de raad de deontologische code. De raad vraagt daarvoor eerst advies aan de deontologische commissie. Daarbij wordt onder meer bekeken of de code nog actueel is, of ze nog goed werkt en of ze nageleefd wordt.