Voor de organisatie van evenementen werd een tijdje geleden een gedigitaliseerde aanvraagprocedure opgemaakt die de verwerking vereenvoudigt. Alle aanvragen voor evenementen lopen nu via dat kanaal.
Ook in de nieuwe Algemene Bestuurlijke Politieverordening, die in werking trad op 1 april 2024, zijn er verwijzingen naar dit evenementenreglement.
Vandaar de noodzaak aan een evenementenreglement.
Volgende bevoegdheidsgrond en regelgeving is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond
Toepasselijke regelgeving
Advies werd gevraagd bij de Coördinator /Expert Integrale Veiligheid, Tinneke Dereymaeker.
De algemene vergadering van de vrijetijdsraad heeft op 15 mei positief advies gegeven voor het voorgestelde evenementenreglement
In de nieuwe Algemene Bestuurlijke Politieverordening, die in werking trad op 1 april 2024, zijn er verwijzingen naar een evenementenreglement.
In dit reglement wordt bepaald voor welk soort activiteit het reglement van toepassing is en met welke regelgevingen daarbij rekening moet gehouden worden. Ook de aanvraagprocedure en -termijn worden omschreven.
Er werd geopteerd voor een vrij algemeen reglement met een beperkt aantal artikels en regels, maar wel met een aantal verwijzingen naar andere relevante reglementen of voorschriften die van toepassing kunnen zijn op evenementen.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd dit reglement vast te stellen. Het reglement treedt in werking vanaf 1 juni 2024.
Enig artikel: De gemeenteraad stelt onderstaand evenementenreglement vast:
Artikel 1. Doel
Jaarlijks worden veel evenementen georganiseerd in de gemeente Puurs-Sint-Amands
Dit reglement heeft tot doel het kader vast te leggen voor de organisatie van evenementen op het grondgebied van Puurs-Sint-Amands.
Artikel 2. Definities
In dit reglement hebben de onderstaande begrippen de ernaast vermelde betekenis
Evenement: elke voor het publiek toegankelijke gebeurtenis, bijeenkomst of tijdelijke opstelling, met al dan niet betalende bezoekers en/of deelnemers, op het gebied van feesten, kermis, sport, kunst, cultuur, religie in de openbare ruimte of op privaat terrein.
Een evenement kan zowel indoor als outdoor plaatsvinden.
Openbare evenementen:
Een evenement is openbaar als om het even wie wordt toegelaten:
Tijdens ieder evenement wordt het openbaar of privékarakter van de bijeenkomst beoordeeld op basis van de bovenstaande criteria.
Openbaar domein:
- de openbare weg, met inbegrip van de bermen, voetpaden en de ruimten aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen en voornamelijk bestemd voor het parkeren van voertuigen;
- de groene ruimten, te weten de openbare plantsoenen, wandelplaatsen, parken, tuinen, pleinen, speelterreinen en alle stukken van de openbare ruimte buiten de rijbaan, die openstaan voor het verkeer van personen en in hoofdorde bestemd zijn voor wandelen en ontspanning.
Een openbaar toegankelijk evenement op privé-locatie of -terrein wordt beschouwd als openbaar evenement .
Openbare weg:
Gedeelte van het gemeentelijke grondgebied dat in hoofdorde bestemd is voor het verkeer van personen of voertuigen en voor iedereen toegankelijk is binnen de bij wetten, besluiten en reglementen bepaalde perken. Het omvat tevens, binnen dezelfde perken van wetten en verordeningen, de installaties voor het vervoer en de bedeling van goederen, energie en signalen.
Artikel 3. Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op elk evenement op grondgebied dat wordt georganiseerd op grondgebied van de gemeente Puurs-Sint-Amands.
Artikel 4. Voorwaarden
4.1. M.b.t. de aanvraag:
Een evenement dient aangevraagd te worden als één van de onderstaande criteria van toepassing is;
4.2. M.b.t. de vergunning:
Het evenement mag enkel plaatsvinden onder de voorwaarden zoals bepaald in de door het college van burgemeester en schepenen afgeleverde vergunning.
Ingeval het een evenement betreft dat een advies of vergunning van een hogere overheid vereist, dient de aanvrager rekening te houden met een bijkomende termijn voor het verkrijgen hiervan.
De burgemeester kan altijd strengere voorwaarden opleggen of afwijkingen toestaan.
De organisator dient, indien van toepassing, rekening te houden met volgende regelgevingen
4.3. M.b.t. veiligheidsvoorwaarden:
Evenementen dienen veilig te worden georganiseerd.
In rangorde mogen deze weggebruikers zo weinig mogelijk hinder ondervinden van de inname:
• Hulpdiensten
• Zwakke weggebruiker
• Openbaar vervoer
• Overige weggebruikers
Artikel 5. Procedure
5.1. Aanvraag van een evenement:
De organisator van een evenement dient zijn aanvraag minstens 6 weken op voorhand in te dienen.
De aanvraag voor een evenement dient de inlichtingen te bevatten zoals bevraagd in de evenementenaanvraag in het digitaal platform. Enkel volledige dossiers worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De aanvraag verloopt steeds via het digitaal platform.
Na het indienen van de aanvraag wordt automatisch een ontvangstbevestiging verzonden naar de aanvrager.
5.2 Adviezen:
Elke aanvraag zal geadviseerd worden door het evenementenloket nadat de nodige adviezen werden ingewonnen bij de betrokken diensten en/of instanties.
Laattijdige aanvragen, onvolledige aanvragen of aanvragen die niet zijn ingediend via het digitaal platform kunnen onontvankelijk verklaard worden.
5.3. Verlenen van de vergunning:
Het college van burgemeester en schepenen beslist of het evenement al dan niet kan plaatsvinden en verleent al dan niet de vergunning. De beslissing wordt meegedeeld aan de organisator.
In geval van (gedeeltelijke) afkeuring kan de organisator een nieuwe aanvraag indienen voor hetzelfde evenement, maar met andere of aanvullende dossierstukken. Deze tweede aanvraag zal aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd, dat opnieuw een beslissing zal nemen. De beslissing wordt meegedeeld aan de organisator.
5.4. Specifieke aanvragen
Voor specifieke evenementen of voor het bekomen van afwijkingen op dit reglement om bijzondere redenen, wordt advies op maat verstrekt door de verschillende diensten bevoegd voor het evenementenbeleid: politie, mobiliteit, milieu, brandweer, Dienst Integrale Veiligheid, …
Voor evenementen waarvoor geen geldende voorschriften voorhanden zijn, zal de politie, de brandweerzone en/of Dienst Integrale Veiligheid adviseren steunend op de geest en de logica van de wetgeving en hun beroepservaring.
Artikel 6. Controle
Zowel de politie als een afgevaardigde ambtenaar van de gemeente oefenen toezicht uit op de naleving van het huidig reglement en zijn bevoegd om overtredingen vast te stellen.
Alle innames of verkeersbelemmeringen die in strijd met huidig reglement inname openbaar domein en de vergunningen werden geplaatst of de veiligheid in het gedrang brengen, moeten op politiebevel of op bevel van een afgevaardigde ambtenaar van de gemeente onmiddellijk worden verwijderd. Indien aan dit bevel geen gevolg wordt gegeven, zullen zij op kosten en risico van de vergunninghouder, hun eigenaars en/of gebruikers worden weggenomen.
De organisatoren en uitbaters van manifestaties en evenementen verlenen te allen tijde voorafgaand en tijdens het evenement toegang aan een afgevaardigde ambtenaar van de gemeente en de hulp- en veiligheidsdiensten teneinde de veiligheid en de eventueel opgelegde maatregelen te controleren.
Artikel 7. Sancties
Wanneer het algemeen belang dit vereist of indien blijkt dat de verstrekte inlichtingen in de aanvraag niet correct zijn, kan de vergunning worden ingetrokken.
Het evenement kan onmiddellijk worden stopgezet indien wordt vastgesteld dat de voorwaarden zoals opgelegd in de toegekende vergunning niet worden nageleefd.
Artikel 8. Goedkeuring en inwerkingtreding
Dit reglement werd vastgesteld op de gemeenteraad van 27 mei 2024 en treedt in werking op 1 juni 2024. Het reglement zal worden herzien, zodra de nood zich voordoet.
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke website.